compte rendu CVS

EHPAD St Jacques de COMPOSTELLE

71 / 73 route des Lacs - 33780 SOULAC SUR MER

( 05 56 73 50 50 - 7 05 56 41 45 64

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CONSEIL DE VIE SOCIALE

RELEVE DE CONCLUSIONS DU 5 NOVEMBRE 2014

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Le cinq novembre deux mille quatorze à neuf heures trente, le Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD Saint jacques de Compostelle de SOULAC SUR MER 33780 s’est réuni, au lieu habituel des séances sous la Présidence de Monsieur Robert ROUHAUD, Président.

ETAIENT PRESENTS :

• Monsieur Robert ROUHAUD, Président, représentant des personnes accueillies ou prises en charge,
• Madame Denise GAUTRAUD, représentant des personnes accueillies ou prises en charge,
• Madame Bernadette RAOULT, représentant des personnes accueillies ou prises en charge,
• Madame Marie BLANC, représentant des personnes accueillies ou prises en charge,
• Madame Marie-Louise JAM, représentant des personnes accueillies ou prises en charge,

• Madame Monique BAHOUGNE, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Christiane DUBOIS, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Eliane JACOB, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Monsieur Gérard MASSE, représentant du personnel,
• Monsieur Claude MARTIN, représentant désigné par le Conseil municipal de la commune de SOULAC /MER,

ETAIENT EXCUSES :

Membre avec voix délibérative :

- Madame Sandrine VIEILLARD, Représentant du personnel

• Madame Francine SANGUINET, Vice-présidente, représentante des familles ou des représentants légaux,

Membre à titre consultatif et sans voix consultative : néant

• ASSISTAIENT A LA SEANCE :

Avec voix consultative

• Monsieur Stéphane PICHON, Directeur par intérim,

A titre consultatif et sans voix consultative :

-Membres appelés à participer aux travaux par le Conseil de la vie sociale, en fonction de l’ordre du jour : Monsieur Yannick CANION, Cadre de santé,

• Un représentant élu de la commune de SOULAC SUR MER invité par le Conseil de la vie sociale à assister aux débats : néant

Secrétaire de séance non désigné, secrétariat assuré par un membre de l’administration désigné par le Directeur :

• Mademoiselle Laurine PLACIDO, Adjoint administratif hospitalier,

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ORDRE DU JOUR

1 – DESIGNATION DES REPRESENTANTS DU CVS TITULAIRES ET SUPPLEANTS. 2

1.1 – Désignation des titulaires et suppléants parmi les résidents. 2

1.2 – Désignation des titulaires et suppléants parmi les familles. 2

2 – DESIGNATION DES MEMBRES APPELES A SIEGER AU CONSEIL D’ADMINISTRATION.. 2

3 – REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DE VIE SOCIALE.. 3

4 – BUDGET PREVISIONNEL 2015. 3

5 – EVALUATION EXTERNE.. 4

6 – ENQUETE DE SATISFACTION.. 4

7 – QUESTIONS DIVERSES. 4

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Monsieur Robert ROUHAUD, Président du Conseil de la Vie Sociale, constate que le quorum est atteint.

1– DESIGNATION DES REPRESENTANTS DU CVS TITULAIRES ET SUPPLEANTS

Monsieur le Directeur rappelle que le Conseil de Vie Sociale (CVS) est un lieu d’expression et d’échanges des résidents et de leur famille afin d’améliorer la qualité et de faire évoluer les besoins au quotidien. Il émet des avis et fait des propositions sur toutes les questions relatives au fonctionnement de l’établissement (vie quotidienne, budget, activités…) Le nombre de CVS est d’au moins de trois par an. Lorsque des décisions majeures sont discutées, les avis retenus doivent être portés à la connaissance du Conseil d’Administration, comme pour des questions d’organisation interne, décision budgétaire…

Le relevé de conclusions de chaque séance est établi par le secrétariat de l’EHPAD et signé par le président. Les personnels de l’établissement peuvent et doivent prendre connaissance des questions et réponses discutées au sein du CVS pour apporter des éléments lors de la séance suivante.

La campagne électorale s’est facilitée par le fait qu’il n’y a pas eu plus de candidats que de postes à pourvoir. Toutefois, nous avons obligation de déterminer les personnes titulaires et suppléantes. Le président sera élu au sein des représentants pour une présence au Conseil d’Administration afin d’avoir une représentation du CVS pour des questions nécessitant d’être débattues.

Les membres du CVS demandent pourquoi l’animatrice n’est pas présente lors des CVS. Aussi, en fonction de l’ordre du jour, serait-il possible que les catégories de professionnel concernées soient présentes. Ces questions seront abordées lors du Conseil d’Administration.

1. – Désignation des titulaires et suppléants parmi les résidents

Pour les représentants des résidents, sont désignés titulaires Mmes GAUTRAUD, RAOULT et M. ROUHAUD.

M. ROUHAUD est également élu président du CVS. Quant aux représentants suppléants des résidents, il s’agit de Mmes BLANC et JAM.

Monsieur ROUHAUD s’exprime sur les missions qui lui appartiennent afin d’améliorer la qualité de vie du résident au sein de l’établissement.

1. – Désignation des titulaires et suppléants parmi les familles

Madame SANGUINET est officiellement représentée par Mme DUBOIS car elle n’a pu être présente ce jour.

Madame DUBOIS s’exprime sur l’absence d’invitation en tant que suppléante de Mme BAHOUGNE au Conseil d’Administration. Monsieur PICHON explique qu’il n’y a pas de suppléance au sein du Conseil d’Administration, mais revérifiera les textes.

Les représentants des familles désignés titulaire sont Mmes SANGUINET et BAHOUGNE. Quant aux représentants suppléants des familles, il s’agit de Mmes DUBOIS et JACOB.

2– DESIGNATION DES MEMBRES APPELES A SIEGER AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Madame DUBOIS est gênée par le fait que Mme BAHOUGNE est employée à la mairie de Soulac, ce qui pourrait la freiner dans son rôle de représentant au sein de Conseil d’Administration. M. MARTIN et Mme JACOB ne voient pas d’inconvénient à ce que Mme BAHOUGNE siège au Conseil d’Administration.

Il est donc procéder à un vote à bulletin secret. Mme SANGUINET est élue avec 7 voix contre 4 pour Mme BAHOUGNE. Monsieur ROUHAUD quant à lui a également était élu pour siéger au Conseil d’Administration.

Monsieur PICHON remercie Mme BAHOUGNE pour son implication au sein de Conseil d’Administration.

3– REGLEMENT DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL DE VIE SOCIALE

Quelques modifications ont été apportées au règlement de fonctionnement du CVS (cf. doc jointe en annexe).

Monsieur MARTIN a suggéré à ce que l’article D311-15 du Code de l’Action Sociale et des Familles soit annexé au règlement de fonctionnement du CVS afin de préciser les domaines de compétence de celui-ci. Le procès-verbal de chaque séance sera envoyé à toutes les familles uniquement par mail. Il sera également affiché au sein de l’EHPAD et transmit à tous les membres du CVS. Pour une plus large diffusion, il sera aussi vu avec Camille, l’animatrice, pour savoir s’il y a une possibilité d’avoir sur le blog de l’animation un encart qui serait réservé pour le compte-rendu du CVS.

4– BUDGET PREVISIONNEL 2015

Monsieur PICHON explique que notre tarification comporte 3 sections scindées en 3 groupes pour chacune d’entre elles :

• Hébergement : réglé par les résidents, et par le Conseil Général de la Gironde pour les personnes à l’aide sociale
• Dépendance : réglé par le Conseil Général de la Gironde via la dotation APA
• Soins : forfait soins qui est versé par la sécurité sociale

En ce qui concerne le groupe 1, il correspond aux dépenses de ménage, alimentation… Le groupe 2 est relatif aux dépenses de personnel, ce qui équivaut à 69 % du prix de journée. Et pour finir, le groupe 3 correspond aux remboursements des emprunts, amortissements des bâtiments, les assurances …

Le budget prévisionnel 2015 a été réalisé en prenant en compte le budget de l’année précédente auquel il a été ajouté le cout de l’inflation.

Une convention de direction commune a été mise en place entre les EHPAD de Vertheuil et Soulac. En octobre dernier, deux candidatures avaient été reçues pour le poste de directeur adjoint. La candidature retenue est celle de Monsieur Olivier SIMON qui a une carrière dans la fonction publique hospitalière et a occupé un poste de gestion des ressources humaines pendant un certain temps. Celui-ci interviendra sur l’établissement à compter du 1er janvier 2015 en remplacement de Mme ROLLAND, actuellement en arrêt et qui n’a pas souhaité se positionner sur cette situation auprès l’ARS. Le montant de cette mesure nouvelle s’élève à environ 95 000 € (salaires+indemnités d’1 directeur général + 2 directeurs adjoints). Grace au résultat excédentaire des années précédentes, celui-ci a été utilisé pour cette mesure nouvelle afin de ne pas impacter le coût sur le prix de journée.

Madame DUBOIS trouve regrettable que l’on doive continuer de loger Mme ROLLAND, alors que M. SIMON qui sera sur l’établissement à compter du 1er janvier 2015 ne pourra pas bénéficier du logement de fonction.

Monsieur PICHON indique que Mme ROLLAND est protégée par son statut. Il rappelle aussi qu’un directeur est recruté par le directeur de l’ARS, sur avis du président du Conseil d’Administration. De plus, les personnels de directions de la fonction publique hospitalière peuvent bénéficier s’il en existe un, de l’attribution d’un logement de fonction pour nécessité de service. Au bout d’un an d’accident de travail, l’établissement peut demander une expertise afin de savoir si l’agent est apte à la reprise de ses fonctions. Si cela était le cas, il faudrait se rapprocher de l’ARS pour savoir si une mutation sur un autre établissement est possible.

Une socio-esthéticienne interviendra une fois par mois sur l’établissement à compter de 2015 avec un essai sur décembre 2014 avec pour objectif la réappropriation de l’image de soi. Elle a était secrétaire médicale pendant 20 ans dans la fonction publique hospitalière et suite à un accident, a fait une reconversion professionnelle. Une convention sera passée avec l’établissement avec pour tarification un forfait à la journée de 200 € pour 15 à 20 résidents par jour. Si certains résidents souhaitent des rendez-vous supplémentaires, ils pourront bénéficier de tarifs préférentiels réservés uniquement aux résidents de l’EHPAD.

Une qualiticienne a également était recrutée pour l’accompagnement et la préparation à évaluation externe, mais cette dépense n’impacte pas sur le prix de journée.

Concernant le poste de médecin coordonnateur, nous avons eu 2 candidatures.

Au final le coût prévisionnel du prix de journée serait de 66.03 € à la charge du résident soit 0.39 € de moins par rapport à 2014.

5– EVALUATION EXTERNE

Les 24, 25 et 26 novembre 2014 aura lieu l’évaluation externe, qui est une obligation réglementaire. Les évaluatrices déjeuneront avec les résidents pour voir comment se passe le moment du repas. Un planning sera établi pour déterminer les horaires de passage des personnes qui seront interrogées (agents, bénévole, kiné, président du CA…).

6– ENQUETE DE SATISFACTION

Monsieur PICHON présente les résultats de l’enquête de satisfaction et indique que le taux de réponse a été inférieur à 30 %. Cependant, même si le taux de participation est faible, le niveau de satisfaction générale est bon.

7– QUESTIONS DIVERSES

Madame DUBOIS a eu des remontées d’information concernant deux situations :

• l’hospitalisation à deux reprises de Monsieur F pour qui la sœur n’a pas été prévenue de son hospitalisation. Monsieur PICHON a précisé que notre procédure a été respectée, ce résident étant sous mesure de protection, c’est en priorité le mandataire qui est prévenu, et qui est censé faire l’intermédiaire avec la famille du résident.

• Le transfert de Mme W de la clinique de Lesparre sur la Clinique du Pin Franc, et là aussi la famille n’a pas été prévenue de ce changement. Monsieur PICHON signale que dans ce cas là, la clinique a aussi sa part de responsabilité, car elle aurait pu prévenir la famille.

Mme DUBOIS trouve dommage que ce genre de situation donne une image négative de l’établissement.

Monsieur PICHON et Monsieur CANION sont malgré tout prêt à retravailler cette procédure.

6.1 – Agents

Monsieur ROUHAUD signale que deux agents se sont plaints au niveau du service de la négade car à deux reprises une aide soignante s’est retrouvée toutes seule pour son secteur. Monsieur PICHON explique que si l’on prend du personnel en plus, il y aura forcément un impact sur le prix de journée. Monsieur CANION reverra les plannings est essaiera d’adapter le nombre d’agents sur un secteur en fonction des besoins à certains moments de la journée. Il ajoute également qu’il n’y a pas eu de mouvement sur ce secteur depuis plusieurs mois et du fait du vieillissement de la population ce secteur est le plus lourd de l’établissement au niveau de la prise en charge soins. Pour équilibrer tous les services de l’EHPAD il faudrait alors faire des changements de chambre ce qui n’est pas l’objectif car c’est aux professionnels à s’adapter aux résidents.

6.2 – Tabac

Monsieur ROUHAUD signale que plusieurs résidents se sont plaints de certains résidents fumeurs au sein de l’EHPAD qui ne respectent pas le règlement de fonctionnement qui stipule qu’il est interdit de fumer dans les espaces publics ainsi que dans les chambres pour des raisons évidentes de sécurité. Monsieur CANION signale que pour l’un de ces résidents il est prévu la mise en place de la cigarette électronique et si ceci ne fonctionne pas il pourra être mis un terme au contrat de séjour conformément à l’article 6.2 du contrat de séjour (Non respect du règlement de fonctionnement ou du présent contrat- Incompatibilité avec la vie collective).

6.3 - Population accueillie

Monsieur ROUHAUD constate que dans les dernières entrées, beaucoup de résidents viennent du Centre Hospitalier de Charles Perrens ce qui inquiète beaucoup les autres résidents de l’EHPAD, qui en ont parfois peur. Monsieur PICHON précise que la maison de retraite est devenue un EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) ce qui signifie que cette dépendance peut être autant physique, psychique que psychologique. Monsieur CANION ajoute aussi que notre GMP est supérieur aux autres EHPAD et que pour faire baisser cette dépendance, il a été décidé de modifier le profil des personnes accueillies et de s’orienter vers des GIR entre 4 et 6. Ces résidents n’ont pas de dépendance physique ce qui entraine un allégement du travail en terme de soins. A ce jour, il n’y a eu aucun signe d’agressivité de la part de l’un d’entre eux.

Madame DUBOIS propose que le personnel bénéficie de formations spécifiques pour la prise en charge de ces personnes.

Monsieur CANION indique que ce problème a été vu avec la psychologue (qui est arrivée récemment et interviendra à 0.50 sur l’établissement) et que celle-ci va être mettre en place des formations internes pour les agents de l’EHPAD.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h20.

Monsieur Robert ROUHAUD

Président du conseil de vie sociale

Règlement de Fonctionnement

- Membres ayant une voix délibérative :

• Les représentants des
  • Résidents
  • Familles ou représentants légaux
  • Personnels

- Membres ayant une voix consultative :

• le directeur gestionnaire de l’établissement ou son représentant
• un représentant élu de la commune, invité par le CVS pour assister aux débats pour faciliter l’insertion des personnes âgées.

Organisation

Le Conseil de vie social est un organe consultatif qui émet des avis et des propositions sur les dossiers de son domaine de compétence*.

Les avis émis sont portés à la connaissance du conseil d’administration.

Le conseil de vie sociale doit être informé de la suite donnée aux avis et aux propositions émis.

Le conseil se réunit au moins 3 fois par an sur convocation de son président.

Il peut se réunir de plein droit, à la demande soit des 2/3 des membres qui le composent, soit de la personne publique gestionnaire de l’établissement.

Le Président soumet au Directeur de l’établissement les sujets à évoquer.

Il appartient au président de signer le procès-verbal des séances, de fixer les dates de réunion et l’ordre du jour du conseil.

Il est opportun que les représentants aient connaissance du procès-verbal de la précédente séance, du contenu de l’ordre du jour et des pièces nécessaires à l’étude du dossier, au moins 15 jours avant la date du conseil afin qu’ils puissent valablement faire connaître leurs suggestions aux usagers qu’ils représentent.

Discrétion

Toute personne appelée à détenir certaines informations du fait de sa participation à cette instance est tenue au secret professionnel. Tout manquement à ce principe est possible de poursuites pénales.

Secrétariat

Le relevé des conclusions de chaque séance est établi par le secrétaire de séance, désigné par et parmi les personnes hébergées, assisté en tant que de besoin par l’administration de l’établissement.

Le procès-verbal est signé par le président. Il est affiché au sein de l’établissement, envoyé par mail à toutes les familles et transmit à tous les membres du CVS, par le secrétariat de l’EHPAD.

Avant la tenue de la séance suivante, il est présenté pour adoption en vue de la transmission à l’instance compétente de l’organisme gestionnaire (conseil d’administration)

*Article D. 311-15 :

Le conseil donne son avis et peut faire des propositions sur toute question intéressant le fonctionnement de l'établissement ou du service notamment sur l'organisation intérieure et la vie quotidienne, les activités, l'animation socio-culturelle et les services thérapeutiques, les projets de travaux et d'équipements, la nature et le prix des services rendus, l'affectation des locaux collectifs, l'entretien des locaux, les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture, l'animation de la vie institutionnelle et les mesures prises pour favoriser les relations entre ces participants ainsi que les modifications substantielles touchant aux conditions de prises en charge.