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| EHPAD St Jacques de COMPOSTELLE 71 / 73 route des Lacs - 33780 SOULAC SUR MER
( 05 56 73 50 50 - 7 05 56 41 45 64 e-mail : contact@ehpad-compostelle.org |
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CONSEIL DE VIE SOCIALE
RELEVE DE CONCLUSIONS DU 11 AVRIL 2017
Le onze avril deux mille dix sept à dix heures, le Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD Saint jacques de Compostelle de SOULAC SUR MER 33780 s’est réuni, au lieu habituel des séances sous la Présidence de Madame Denise GAUTRAUD.
ETAIENT PRESENTS :
- Madame Denise GAUTRAUD, Présidente, représentante des personnes accueillies ou prises en soins
- Madame Bernadette RAOULT, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,
- Monsieur Robert ROUHAUD, représentant des personnes accueillies ou prises en soins,
- Madame Eliane JACOB, Viceprésidente, représentante des familles ou des représentants légaux,
- Madame Monique BAHOUGNE, représentante des familles ou des représentants légaux,
- Madame Sandra REYREAUD, représentante du personnel
ETAIENT EXCUSES :
Membre avec voix délibérative :
- Monsieur Claude MARTIN, membre désigné par le Conseil d’Administration en sa qualité de représentant de la commune de SOULAC S/MER,
Membre avec voix consultative :
- ASSISTAIENT A LA SEANCE :
Avec voix consultative
- Monsieur Stéphane PICHON, directeur
- Monsieur Olivier SIMON, directeur adjoint
A titre consultatif et sans voix consultative :
- Mme Camille MIQUAU, animatrice
- Madame Béatrice BERTAUD, cadre de santé
- Dr Jean-Marie BLAISE, médecin coordonnateur
- Monsieur Gérard MASSE, responsable de la logistique
Secrétaire de séance non désigné, secrétariat assuré par un membre de l’administration désigné par le directeur : Madame Laurine PLACIDO, adjoint administratif hospitalier,
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ORDRE DU JOUR
1 – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 17 JANVIER 2017
2 – FACTURATION EN ATTENTE D’AIDE SOCIALE
4 – COMPTE ADMINISTRATIF 2016 & BUDGET EXECUTOIRE 2017
5 – LECTURE COMMENTEE DE LA CHARTE DES DROITS ET DES LIBERTES
6 – ANNEXE FAUTEUIL ROULANT ELECTRIQUE
11 – SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES RESIDENTS
12 – SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANT DES FAMILLES
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Monsieur SIMON fait part des excuses de M. MARTIN qui n’a pu assister à la séance.
Suite au dernier Conseil de la Vie Sociale, Monsieur SIMON confirme que Monsieur Marcel BINET, volontaire du service civique, a pris ses fonctions depuis le 1er mars 2017. Il a pour mission d’aider et d’accompagner les résidents dans l’utilisation d’internet, et dans un second temps d’apporter son aide à la création d’un site internet pour l’EHPAD. Pour information, deux postes de service civique sont ouverts sur l’EHPAD. L’autre poste sera également sur une durée du 8 mois et servira à l’accompagnement social et l’élaboration de l’enquête de satisfaction qui sera faite en septembre.
Le compte rendu de la séance du 17 janvier 2017 est adopté à l’unanimité par les membres du Conseil de la Vie Sociale.
- – FACTURATION EN ATTENTE D’AIDE SOCIALE
Il y a encore quelques mois pour les personnes en attente d’aide sociale un avis de sommes à payer était émis, comme pour les personnes payantes. Au vu du rallongement des délais d’instruction des dossiers auprès du Conseil Départemental de la Gironde (environ un an), trop de titre restent en attente de recouvrement.
Le règlement départemental d’aide sociale indique que dans l’attente de l’instruction une provision doit être versée par le bénéficiaire au Trésor public. Cette provision correspond à 90 % de ses ressources, 10 % étant laissé comme argent de poche pour les dépenses annexes.
A la demande de la Trésorière, l’établissement n’émet plus de titre pour les personnes en attente d’aide sociale, seul la provision est récupérée. S’il n’y a pas de titre, cela signifie d’un point de vue juridique, qu’il n’y a pas de créance. En cas de refus, cela devient donc très compliqué de justifier cette créance afin de pouvoir se retourner contre les enfants. Monsieur SIMON indique que des échanges sont toujours en cours avec la Trésorerie afin de sécuriser au maximum les paiements (questionnement d’une caution ?...), car le risque d’augmentation des créances risque d’être plus présent. En tant qu’établissement public, il n’est pas entendable de faire de la « discrimination » à l’admission en fonction de la solvabilité des personnes. De plus qu’à l’avenir, les accords d’aide sociale risquent d’être de plus en plus restrictifs.
Récemment, nous avons eu le cas d’une résidente pour qui, l’intervention de l’établissement auprès du Juge aux Affaires Familiales a été déboutée, au motif que les revenus de la résidente couvraient les frais d’hébergement. La mandataire de cette résidente a donc établi un dossier de surendettement, ce qui va engendrer une créance irrécouvrable d’environ 12 000 € pour l’établissement.
Monsieur SIMON indique que le projet navette a été mis en œuvre et, est opérationnel depuis le 15 mars 2017. Il rappelle que cette prestation est gratuite (carburant à la charge de l’EHPAD, mobilisation des agents sur leur temps de travail…). Les deux soignants pilotes de ce service sont Sarah CARDIN et Sandra REYREAUD. L’accompagnement des agents sur la navette est sur la base du volontariat, ce qui créé une motivation au niveau du personnel, car c’est un moment différent du quotidien. Un courrier a été envoyé à chaque famille de façon à les informer de cette prestation. Un système de ticket a été mis en place pour s’assurer que tous les résidents puissent en bénéficier. La commande du nouveau véhicule est passée, et la livraison est prévue courant août. Monsieur SIMON précise que dans un premier temps des thématiques journalières avaient été mis en place par l’établissement ; et finalement c’est l’EHPAD qui s’adapte à la demande des résidents.
Madame REYREAUD indique que cela permet aux résidents d’avoir une sortie personnalisée, qui correspond à leurs besoins. Par exemple, un résident a pu aller chez Orange à Lesparre pour récupérer son modem internet, un autre a pu aller à Mérignac rendre visite à son père en maison de retraite, ou encore un groupe de résidente a rendu visite à une autre résidente hospitalisée à la clinique de Lesparre. La relation et le contact sont aussi différents, car l’agent n’est plus vu uniquement comme un soignant. Il est constaté que la plupart des sorties sont sur Lesparre (achat…).
Monsieur SIMON demande à ce que toutes les sorties soit tracées via le logiciel de soins.
Madame BAHOUGNE signale que ce n’est pas pareil qu’une sortie avec l’animation.
Madame BERTAUD précise que les agents restent vigilent s’il y a des rendez-vous médicaux, et que dans ces cas là, la priorité est donnée au rendez-vous médicaux.
Monsieur MASSE signale que les agents qui font une sortie en navette sont planifiés et intégrés au planning. Madame GAUTRAUD trouve que l’information auprès des résidents n’est pas suffisante.
Monsieur SIMON propose donc de faire une réunion afin que l’information circule mieux.
Monsieur PICHON indique qu’on ne pourra pas être à l’abri des critiques autant des résidents, que du personnel.
Monsieur MASSE propose de faire une inauguration lorsque le nouveau véhicule aura été livré.
Monsieur SIMON ajoute que l’on pourra également demander aux correspondants des journaux locaux d’être présents afin de faire passer un article dans la presse.
Le Conseil de la Vie Sociale sera régulièrement tenu informé de l’évolution de cette prestation.
C’est la dernière année où un compte administratif est présenté, l’année prochaine ce sera un ERRD (état des recettes réalisées et des dépenses). L’année 2016 se termine avec un résultat positif de 102 000 €. Le budget de l’établissement est sain, les dépenses ont été faites dans la limite de l’autorisé, ce qui a permit de mettre en œuvre des projets comme la navette et la création des 2 hébergements temporaire supplémentaires. Le taux d’occupation est de 1% de moins que prévu, mais compensé par les recettes de l’assurance statutaire. Aucune économie sur le personnel n’a été faite, tous les postes sont occupés par des agents diplômés. Une subvention de 500 € a été versée par l’AGIRA pour l’aquagym, afin de permettre de régler des entrées aux résidents. Madame BAHOUGNE trouve qu’il est normal que chacun paye son entrée, comme dans la vie de tous les jours.
Monsieur PICHON indique que certaines entrées pourraient être réglées par l’association pour les personnes qui n’ont que très peu de revenus.
Depuis le remaniement des régions, l’idée est de rassembler au bout de 7 ans tout les établissements au même montant au niveau de la dotation soins. En ce qui concerne Compostelle, nous récupérerons 400 € par an pendant 7 ans, pour arriver à + 3000 €, ce qui démontre une convergence positive.
Au niveau de l’absentéisme, on constate une nette baisse des arrêts maladie (moins de 100 jours d’arrêt ces deux derniers mois contre 300 auparavant).
Le Conseil Départemental finance les frais d’hébergement des personnes à l’aide sociale, et donc propose un prix de journée hébergement à 60.39 € soit une baisse de 0.63 €, donc moins de recette. Messieurs PICHON et SIMON signalent avoir contesté ce prix, et demande à ce que le tarif 2016 soit maintenue.
Le budget exécutoire 2017 sera présenté en CTE et proposé à la validation en Conseil d’Administration.
La responsable qualité de l’établissement, Mme HENRY, a indiqué l’obligation d’évoquer la charte des droits et des libertés de la personne âgées dépendantes en Conseil de la Vie Sociale.
Monsieur SIMON fait une lecture de ce document. Concernant l’article 1 sur le choix de vie, Mme GAUTRAUD indique que suivant l’état de santé de la personne les choix sont limités. Il est indiqué que l’article 3 vie sociale malgré le handicap, correspond en partie à la prestation navette qui permet la sortie vers l’extérieur à chaque résident. L’article 4 sur la présence et le rôle des proches fait référence entre autre, au repas champêtre qui à lieu le 1er juillet prochain, et pour lequel les familles sont conviées. Une réflexion est actuellement en cours pour l’achat d’un lit pliant, afin qu’un membre de la famille ait la possibilité de passer la nuit avec son parent.
Monsieur PICHON ajoute que la mission de M. BINET est de stimuler les échanges avec l’entourage des résidents par le biais d’internet.
L’article 6 concernant la valorisation de l’activité renvoi à l’article 1 qui est aussi de respecter le choix des résidents s’ils ne souhaitent pas participer aux activités. L’article 7 renvoi à la pratique religieuse, et il est constaté qu’à ce jour, il y a dans l’établissement qu’une seule religion. Si demain, nous accueillons une personne de confession islamique, nous devrons par exemple s’adapter à son alimentation. En référence à l’article 13 concernant la protection juridique de la personne, Monsieur SIMON rappelle que depuis le 1er janvier 2017, le médecin coordonateur peut établir un certificat médical pour demander la mise sous protection juridique d’un résident. Ce résident sera placé sous sauvegarde de justice, ce qui permet de revenir sur 2 ans en arrière pour voir si le résident n’a pas été spolié.
Monsieur SIMON informe qu’une réunion a eu lieu le 22 mars avec tous les résidents bénéficiant d’un fauteuil roulant électrique, afin de les sensibiliser sur l’utilisation de leur équipement.
Madame BAHOUGNE indique que malgré la réunion, Mme A. roule toujours trop vite ce qui peut causer des accidents.
Monsieur SIMON ajoute qu’il y a déjà eu deux accidents de travail à cause de cet équipement. Si cela pose trop de soucis, il définira une limitation de vitesse. Il indique aussi qu’une signalétique sera certainement mise en place comme des miroirs d’angle par exemple.
Une réunion a eu lieu avec les kinés, la cadre de santé, le médecin coordonnateur et Monsieur SIMON, de façon à faire un point sur l’absence d’information de leurs jours de présence, les remarques de la part des familles… Il a été constaté un manque d’organisation de la part de l’EHPAD, et un souhait de la part des kinés de se remobiliser. Un kiné est maintenant identifié pour chaque jour de la semaine. La majeure partie des séances seront faites en salle de kiné. Ils ont demandé à ce que soit mis à leur disposition des barres parallèles. Des affiches seront mises dans les chambres des résidents comme pour les rendez-vous afin qu’ils sachent le jour et l’heure de leur séance de kiné.
Madame REYREAUD trouve que le système de l’affiche permettra aussi aux soignants d’avoir connaissance de cette information, et de faire la toilette du résident de façon à ce qu’il soit prêt à l’heure. Il avait été aussi signalé l’entrée non adapté d’un kiné dans les chambres, lors des soins. Celui-ci a reconnu en effet, ne pas avoir eu un comportement très approprié.
A la demande de la cadre de santé et du médecin coordonateur, un bilan sera fait à l’admission du résident, et pour les résidents qui bénéficient de séance de kiné, un bilan de fin de séance sera aussi fait. Les bilans seront enregistrés au format PDF dans le dossier du résident. Une tablette a été mise à leur disposition, et ils ont également demandé à avoir un logiciel spécifique (Médicap). Les résidents de l’établissement pourront donc bénéficier d’un bilan de podologie, d’optique et de kiné afin de limiter, et prévenir la dégradation de leur état de santé. Le bilan dentaire pourra prochainement être mis en place, sous réserve de mettre à disposition le matériel adéquat. L’établissement a réglé tout les bilans de la podologue pour 2016. L’EHPAD a la chance d’avoir des professionnels volontaires, charge à nous de ne pas les décevoir en mettant les moyens nécessaires à leur disposition, et en faisant preuve parfois d’un peu plus de souplesse. Madame GAUTRAUD demande pourquoi la salle kiné est toujours fermée ? Monsieur SIMON signale que la salle ne reste pas constamment ouverte car il y a du matériel à l’intérieur, mais sur demande il y a possibilité de l’ouvrir.
Un courrier a été envoyé à l’ensemble des tuteurs et référent familiaux en indiquant que si leur parent et/ou protégé souhaitait voter par procuration, de bien vouloir le faire savoir auprès de l’administration, qui part la suite prendra contact avec la gendarmerie afin que les procurations soient faites sur place. Pour les résidents qui souhaitent aller voter directement une navette sera mis en place par la mairie pour les personnes valides. Pour les personnes non valides le transport sera assuré par un agent de l’établissement.
Madame MIQUAU expose les animations qui auront lieu le 2nd trimestre. L’activité piscine a toujours lieu 2 fois par mois, mais sera suspendue en juillet et août du fait de la saison estivale sur Soulac. Il y aura aussi le week-end 1900, la construction d’une mosaïque sur le thème des 4 saisons avec l’association les Pharefelus. Celle-ci sera exposée dans l’établissement et le vernissage aura lieu le 7 juin prochain, en présence de notre correspondante Sud-Ouest et des membres du Conseil d’Administration, suite à la proposition de Madame BAHOUGNE. Suite aux réunions qui ont lieu depuis un an sur la vie citoyenne, le colloque aura lieu le 1er juin. Le 15 juin auront lieu les Olympiades sur le thème de Fort Boyard, les volontaires sont donc les bienvenues.
La phase de travaux des chambres d’accueil temporaire est commencée. Pour l’instant, cela concerne l’ancien accueil de jour sur le secteur de l’Amélie, qui va devenir la chambre 13. Puis la seconde partie sera sur la balnéothérapie du secteur des Cousteaux, qui deviendra la chambre 114A. Le délai des travaux est d’environ 1 mois et demi. Il y aura ensuite les travaux concernant l’extension du local d’eau chaude sanitaire.
Le circuit du médicament
Suite à la réunion de Mme MIQUAU avant le Conseil de la Vie Sociale, les résidents se plaignent que la modification de leur traitement n’a pas un effet immédiat et pour certains, de ne pas voir leur ordonnance.
Madame BERTAUD rappelle que la pharmacie prépare les sachets de médicaments au mois, et qu’il est prévu dans la convention que c’est à eux de retirer ceux qui ne sont plus prescrits et de les remplacer. Lorsque les médicaments prescrits sont en stock au niveau de l’infirmerie, les infirmières font l’avance aux résidents sinon elles attendent les modifications des sachets de la pharmacie.
Monsieur PICHON indique qu’en ce qui concerne l’ordonnance une copie de celle-ci peut être faite et remise aux résidents pour ceux qui le souhaitent. Si le résident ou sa famille souhaitent des informations sur l’ordonnance il doit voir directement avec le médecin traitant. Monsieur PICHON souligne que l’établissement est tenu au secret médical et qu’en aucun cas une information médicale (traitements…) ne doit être donnée à la famille. Le 15 mai aura lieu l’audit sur le circuit du médicament.
Dossier médical
Madame GAUTRAUD signale que lors des retours de rendez-vous des résidents ont signalé que leur radiographie avait été égarée. Elle indique que depuis l’envoi de l’ordre du jour la sienne a été retrouvée. Il arrive parfois que les ambulanciers ramènent le résident à l’EHPAD et qu’ils récupèrent les résultats dans la journée ou le lendemain.
Collation lors des rendez-vous médicaux
Madame GAUTRAUD demande si une collation peut être emportée lorsqu’un résident a un rendez-vous médical.
Madame BERTAUD répond que ça arrive qu’une collation soit donnée au résident lorsqu’il part en rendez-vous aux alentours des repas. Sinon le personnel est vigilent et garde un plateau pour le retour du résident.
Vol
Il a été signalé de la part des résidents des vols un peu trop fréquents.
Monsieur SIMON reste prudent sur la véracité de ces informations car pour les dernières « déclaration de vol » qui ont été signalées auprès de la direction, après vérification, les objets et/ou valeurs ont été retrouvés dans les chambres des résidents concernés. Des coffres type caissette de monnaie ont été installés dans toutes les chambres côté hébergement traditionnel, un double de la clé de chambre peut être fait. Il est également stipulé dans le contrat de séjour / règlement de fonctionnement d’éviter au maximum de garder des valeurs.
Hôtellerie / Restauration
Les résidents remarquent une meilleure présentation des entrées. En revanche, des efforts sont encore à faire sur les textures modifiées.
Un mauvais nettoyage des verres a été remarqué de la part des résidents.
Monsieur MASSE confirme car en effet, il y a eu un problème avec la machine.
Madame RAOULT propose d’acheter une deuxième machine. Monsieur SIMON indique que la question s’est posée lors de la réunion d’encadrement et que l’idée est en train d’être étudiée ; une machine qui servirait uniquement pour le nettoyage des verres. Il ajoute que la disposition du local sera modifiée.
Entretien des chambres
Monsieur ROUHAUD signale que lorsque le ménage est fait, ses affaires ne sont remises à leur place.
Lors du Conseil de la Vie Sociale du 17 janvier dernier, ce problème avait déjà été évoqué et Monsieur PICHON avait soumit l’idée de prendre une photo, la plastifier et l’afficher dans la salle de bain de façon à remettre les éléments au même endroit.
Nettoyage des fauteuils roulant
Madame BAHOUGNE trouve que les fauteuils roulant ne sont pas très propres.
Madame BERTAUD lui explique que les veilleuses de nuit nettoient tous les soirs dehors au jet 3 à 4 fauteuils, en priorité les plus sales. Dans tous les cas un fauteuil est lavé au moins une fois par mois.
Madame BERTAUD souhaiterait que prochainement le nettoyage se fasse dans le local lingerie.
Le devenir de la boutique
La boutique est fermée depuis janvier 2017 pour cessation d’activité. La nouvelle association attend le retour de la préfecture pour pouvoir ré ouvrir.
Monsieur SIMON veut revoir l’accessibilité de la boutique et demandera l’avis de l’association, et pourquoi pas une boutique foraine où les portants pourraient être déplacés jusque dans les chambres pour les résidents ne pouvant pas se déplacer.
Le logement de fonction
Madame BAHOUGNE demande ce qu’il en est concernant le logement de fonction ?
Monsieur SIMON répond que normalement ce logement est pour la direction afin d’avoir une proximité avec l’établissement 24h/24h s’il y a un problème. Monsieur SIMON ne souhaitant pas occuper le logement de fonction, il l’a donc proposé à Madame BERTAUD qui en contre partie fait des gardes administratives qui ne lui sont pas rémunérées. La cadre de santé occupe le logement depuis janvier 2017.
Monsieur SIMON indique que c’est pratique car quand il est de garde, s’il reçoit un appel de l’EHPAD, par exemple pour gérer le planning suite à un arrêt de travail, il téléphone en priorité à Mme BERTAUD qui, si elle se trouve sur le secteur se rend directement à l’EHPAD pour solutionner le problème.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h40.
Madame Denise GAUTRAUD
Présidente du conseil de vie sociale
