CONSEIL DE VIE SOCIALE

RELEVE DE CONCLUSIONS DU 11 AVRIL 2017

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Le onze avril deux mille dix sept à dix heures, le Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD Saint jacques de Compostelle de SOULAC SUR MER 33780 s’est réuni, au lieu habituel des séances sous la Présidence de Madame Denise GAUTRAUD.

ETAIENT PRESENTS :

• Madame Denise GAUTRAUD, Présidente, représentante des personnes accueillies ou prises en soins
• Madame Bernadette RAOULT, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,
• Monsieur Robert ROUHAUD, représentant des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame Eliane JACOB, Viceprésidente, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Monique BAHOUGNE, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Sandra REYREAUD, représentante du personnel

ETAIENT EXCUSES :

Membre avec voix délibérative :

• Monsieur Claude MARTIN, membre désigné par le Conseil d’Administration en sa qualité de représentant de la commune de SOULAC S/MER,

Membre avec voix consultative :

• ASSISTAIENT A LA SEANCE :

Avec voix consultative

• Monsieur Stéphane PICHON, directeur
• Monsieur Olivier SIMON, directeur adjoint

A titre consultatif et sans voix consultative :

• Mme Camille MIQUAU, animatrice
• Madame Béatrice BERTAUD, cadre de santé

- Dr Jean-Marie BLAISE, médecin coordonnateur

• Monsieur Gérard MASSE, responsable de la logistique

Secrétaire de séance non désigné, secrétariat assuré par un membre de l’administration désigné par le directeur : Madame Laurine PLACIDO, adjoint administratif hospitalier,

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ORDRE DU JOUR

1 – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 17 JANVIER 2017. 2

2 – FACTURATION EN ATTENTE D’AIDE SOCIALE.. 2

3 – UTILISATION DE LA NAVETTE.. 2

4 – COMPTE ADMINISTRATIF 2016 & BUDGET EXECUTOIRE 2017. 3

5 – LECTURE COMMENTEE DE LA CHARTE DES DROITS ET DES LIBERTES. 3

6 – ANNEXE FAUTEUIL ROULANT ELECTRIQUE.. 3

7 – PRESTATION KINE.. 4

8 – ELECTION.. 4

9 – ANIMATION.. 4

10 – TRAVAUX.. 4

11 – SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES RESIDENTS. 5

12 – SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANT DES FAMILLES. 6

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Monsieur SIMON fait part des excuses de M. MARTIN qui n’a pu assister à la séance.

1. – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 7 JANVIER 2017

Suite au dernier Conseil de la Vie Sociale, Monsieur SIMON confirme que Monsieur Marcel BINET, volontaire du service civique, a pris ses fonctions depuis le 1^er mars 2017. Il a pour mission d’aider et d’accompagner les résidents dans l’utilisation d’internet, et dans un second temps d’apporter son aide à la création d’un site internet pour l’EHPAD. Pour information, deux postes de service civique sont ouverts sur l’EHPAD. L’autre poste sera également sur une durée du 8 mois et servira à l’accompagnement social et l’élaboration de l’enquête de satisfaction qui sera faite en septembre.

Le compte rendu de la séance du 17 janvier 2017 est adopté à l’unanimité par les membres du Conseil de la Vie Sociale.

2. – FACTURATION EN ATTENTE D’AIDE SOCIALE

Il y a encore quelques mois pour les personnes en attente d’aide sociale un avis de sommes à payer était émis, comme pour les personnes payantes. Au vu du rallongement des délais d’instruction des dossiers auprès du Conseil Départemental de la Gironde (environ un an), trop de titre restent en attente de recouvrement.

Le règlement départemental d’aide sociale indique que dans l’attente de l’instruction une provision doit être versée par le bénéficiaire au Trésor public. Cette provision correspond à 90 % de ses ressources, 10 % étant laissé comme argent de poche pour les dépenses annexes.

A la demande de la Trésorière, l’établissement n’émet plus de titre pour les personnes en attente d’aide sociale, seul la provision est récupérée. S’il n’y a pas de titre, cela signifie d’un point de vue juridique, qu’il n’y a pas de créance. En cas de refus, cela devient donc très compliqué de justifier cette créance afin de pouvoir se retourner contre les enfants. Monsieur SIMON indique que des échanges sont toujours en cours avec la Trésorerie afin de sécuriser au maximum les paiements (questionnement d’une caution ?...), car le risque d’augmentation des créances risque d’être plus présent. En tant qu’établissement public, il n’est pas entendable de faire de la « discrimination » à l’admission en fonction de la solvabilité des personnes. De plus qu’à l’avenir, les accords d’aide sociale risquent d’être de plus en plus restrictifs.

Récemment, nous avons eu le cas d’une résidente pour qui, l’intervention de l’établissement auprès du Juge aux Affaires Familiales a été déboutée, au motif que les revenus de la résidente couvraient les frais d’hébergement. La mandataire de cette résidente a donc établi un dossier de surendettement, ce qui va engendrer une créance irrécouvrable d’environ 12 000 € pour l’établissement.

3. – UTILISATION DE LA NAVETTE

Monsieur SIMON indique que le projet navette a été mis en œuvre et, est opérationnel depuis le 15 mars 2017. Il rappelle que cette prestation est gratuite (carburant à la charge de l’EHPAD, mobilisation des agents sur leur temps de travail…). Les deux soignants pilotes de ce service sont Sarah CARDIN et Sandra REYREAUD. L’accompagnement des agents sur la navette est sur la base du volontariat, ce qui créé une motivation au niveau du personnel, car c’est un moment différent du quotidien. Un courrier a été envoyé à chaque famille de façon à les informer de cette prestation. Un système de ticket a été mis en place pour s’assurer que tous les résidents puissent en bénéficier. La commande du nouveau véhicule est passée, et la livraison est prévue courant août. Monsieur SIMON précise que dans un premier temps des thématiques journalières avaient été mis en place par l’établissement ; et finalement c’est l’EHPAD qui s’adapte à la demande des résidents.

Madame REYREAUD indique que cela permet aux résidents d’avoir une sortie personnalisée, qui correspond à leurs besoins. Par exemple, un résident a pu aller chez Orange à Lesparre pour récupérer son modem internet, un autre a pu aller à Mérignac rendre visite à son père en maison de retraite, ou encore un groupe de résidente a rendu visite à une autre résidente hospitalisée à la clinique de Lesparre. La relation et le contact sont aussi différents, car l’agent n’est plus vu uniquement comme un soignant. Il est constaté que la plupart des sorties sont sur Lesparre (achat…).

Monsieur SIMON demande à ce que toutes les sorties soit tracées via le logiciel de soins.

Madame BAHOUGNE signale que ce n’est pas pareil qu’une sortie avec l’animation.

Madame BERTAUD précise que les agents restent vigilent s’il y a des rendez-vous médicaux, et que dans ces cas là, la priorité est donnée au rendez-vous médicaux.

Monsieur MASSE signale que les agents qui font une sortie en navette sont planifiés et intégrés au planning. Madame GAUTRAUD trouve que l’information auprès des résidents n’est pas suffisante.

Monsieur SIMON propose donc de faire une réunion afin que l’information circule mieux.

Monsieur PICHON indique qu’on ne pourra pas être à l’abri des critiques autant des résidents, que du personnel.

Monsieur MASSE propose de faire une inauguration lorsque le nouveau véhicule aura été livré.

Monsieur SIMON ajoute que l’on pourra également demander aux correspondants des journaux locaux d’être présents afin de faire passer un article dans la presse.

Le Conseil de la Vie Sociale sera régulièrement tenu informé de l’évolution de cette prestation.

4. – COMPTE ADMINISTRATIF 2016 & BUDGET EXECUTOIRE 2017

C’est la dernière année où un compte administratif est présenté, l’année prochaine ce sera un ERRD (état des recettes réalisées et des dépenses). L’année 2016 se termine avec un résultat positif de 102 000 €. Le budget de l’établissement est sain, les dépenses ont été faites dans la limite de l’autorisé, ce qui a permit de mettre en œuvre des projets comme la navette et la création des 2 hébergements temporaire supplémentaires. Le taux d’occupation est de 1% de moins que prévu, mais compensé par les recettes de l’assurance statutaire. Aucune économie sur le personnel n’a été faite, tous les postes sont occupés par des agents diplômés. Une subvention de 500 € a été versée par l’AGIRA pour l’aquagym, afin de permettre de régler des entrées aux résidents. Madame BAHOUGNE trouve qu’il est normal que chacun paye son entrée, comme dans la vie de tous les jours.

Monsieur PICHON indique que certaines entrées pourraient être réglées par l’association pour les personnes qui n’ont que très peu de revenus.

Depuis le remaniement des régions, l’idée est de rassembler au bout de 7 ans tout les établissements au même montant au niveau de la dotation soins. En ce qui concerne Compostelle, nous récupérerons 400 € par an pendant 7 ans, pour arriver à + 3000 €, ce qui démontre une convergence positive.

Au niveau de l’absentéisme, on constate une nette baisse des arrêts maladie (moins de 100 jours d’arrêt ces deux derniers mois contre 300 auparavant).

Le Conseil Départemental finance les frais d’hébergement des personnes à l’aide sociale, et donc propose un prix de journée hébergement à 60.39 € soit une baisse de 0.63 €, donc moins de recette. Messieurs PICHON et SIMON signalent avoir contesté ce prix, et demande à ce que le tarif 2016 soit maintenue.

Le budget exécutoire 2017 sera présenté en CTE et proposé à la validation en Conseil d’Administration.

5. – LECTURE COMMENTEE DE LA CHARTE DES DROITS ET DES LIBERTES

La responsable qualité de l’établissement, Mme HENRY, a indiqué l’obligation d’évoquer la charte des droits et des libertés de la personne âgées dépendantes en Conseil de la Vie Sociale.

Monsieur SIMON fait une lecture de ce document. Concernant l’article 1 sur le choix de vie, Mme GAUTRAUD indique que suivant l’état de santé de la personne les choix sont limités. Il est indiqué que l’article 3 vie sociale malgré le handicap, correspond en partie à la prestation navette qui permet la sortie vers l’extérieur à chaque résident. L’article 4 sur la présence et le rôle des proches fait référence entre autre, au repas champêtre qui à lieu le 1^er juillet prochain, et pour lequel les familles sont conviées. Une réflexion est actuellement en cours pour l’achat d’un lit pliant, afin qu’un membre de la famille ait la possibilité de passer la nuit avec son parent.

Monsieur PICHON ajoute que la mission de M. BINET est de stimuler les échanges avec l’entourage des résidents par le biais d’internet.

L’article 6 concernant la valorisation de l’activité renvoi à l’article 1 qui est aussi de respecter le choix des résidents s’ils ne souhaitent pas participer aux activités. L’article 7 renvoi à la pratique religieuse, et il est constaté qu’à ce jour, il y a dans l’établissement qu’une seule religion. Si demain, nous accueillons une personne de confession islamique, nous devrons par exemple s’adapter à son alimentation. En référence à l’article 13 concernant la protection juridique de la personne, Monsieur SIMON rappelle que depuis le 1^er janvier 2017, le médecin coordonateur peut établir un certificat médical pour demander la mise sous protection juridique d’un résident. Ce résident sera placé sous sauvegarde de justice, ce qui permet de revenir sur 2 ans en arrière pour voir si le résident n’a pas été spolié.

6. – ANNEXE FAUTEUIL ROULANT ELECTRIQUE

Monsieur SIMON informe qu’une réunion a eu lieu le 22 mars avec tous les résidents bénéficiant d’un fauteuil roulant électrique, afin de les sensibiliser sur l’utilisation de leur équipement.

Madame BAHOUGNE indique que malgré la réunion, Mme A. roule toujours trop vite ce qui peut causer des accidents.

Monsieur SIMON ajoute qu’il y a déjà eu deux accidents de travail à cause de cet équipement. Si cela pose trop de soucis, il définira une limitation de vitesse. Il indique aussi qu’une signalétique sera certainement mise en place comme des miroirs d’angle par exemple.

7. – PRESTATION KINE

Une réunion a eu lieu avec les kinés, la cadre de santé, le médecin coordonnateur et Monsieur SIMON, de façon à faire un point sur l’absence d’information de leurs jours de présence, les remarques de la part des familles… Il a été constaté un manque d’organisation de la part de l’EHPAD, et un souhait de la part des kinés de se remobiliser. Un kiné est maintenant identifié pour chaque jour de la semaine. La majeure partie des séances seront faites en salle de kiné. Ils ont demandé à ce que soit mis à leur disposition des barres parallèles. Des affiches seront mises dans les chambres des résidents comme pour les rendez-vous afin qu’ils sachent le jour et l’heure de leur séance de kiné.

Madame REYREAUD trouve que le système de l’affiche permettra aussi aux soignants d’avoir connaissance de cette information, et de faire la toilette du résident de façon à ce qu’il soit prêt à l’heure. Il avait été aussi signalé l’entrée non adapté d’un kiné dans les chambres, lors des soins. Celui-ci a reconnu en effet, ne pas avoir eu un comportement très approprié.

A la demande de la cadre de santé et du médecin coordonateur, un bilan sera fait à l’admission du résident, et pour les résidents qui bénéficient de séance de kiné, un bilan de fin de séance sera aussi fait. Les bilans seront enregistrés au format PDF dans le dossier du résident. Une tablette a été mise à leur disposition, et ils ont également demandé à avoir un logiciel spécifique (Médicap). Les résidents de l’établissement pourront donc bénéficier d’un bilan de podologie, d’optique et de kiné afin de limiter, et prévenir la dégradation de leur état de santé. Le bilan dentaire pourra prochainement être mis en place, sous réserve de mettre à disposition le matériel adéquat. L’établissement a réglé tout les bilans de la podologue pour 2016. L’EHPAD a la chance d’avoir des professionnels volontaires, charge à nous de ne pas les décevoir en mettant les moyens nécessaires à leur disposition, et en faisant preuve parfois d’un peu plus de souplesse. Madame GAUTRAUD demande pourquoi la salle kiné est toujours fermée ? Monsieur SIMON signale que la salle ne reste pas constamment ouverte car il y a du matériel à l’intérieur, mais sur demande il y a possibilité de l’ouvrir.

8. – ELECTION

Un courrier a été envoyé à l’ensemble des tuteurs et référent familiaux en indiquant que si leur parent et/ou protégé souhaitait voter par procuration, de bien vouloir le faire savoir auprès de l’administration, qui part la suite prendra contact avec la gendarmerie afin que les procurations soient faites sur place. Pour les résidents qui souhaitent aller voter directement une navette sera mis en place par la mairie pour les personnes valides. Pour les personnes non valides le transport sera assuré par un agent de l’établissement.

9. – ANIMATION

Madame MIQUAU expose les animations qui auront lieu le 2^nd trimestre. L’activité piscine a toujours lieu 2 fois par mois, mais sera suspendue en juillet et août du fait de la saison estivale sur Soulac. Il y aura aussi le week-end 1900, la construction d’une mosaïque sur le thème des 4 saisons avec l’association les Pharefelus. Celle-ci sera exposée dans l’établissement et le vernissage aura lieu le 7 juin prochain, en présence de notre correspondante Sud-Ouest et des membres du Conseil d’Administration, suite à la proposition de Madame BAHOUGNE. Suite aux réunions qui ont lieu depuis un an sur la vie citoyenne, le colloque aura lieu le 1^er juin. Le 15 juin auront lieu les Olympiades sur le thème de Fort Boyard, les volontaires sont donc les bienvenues.

10. – TRAVAUX

La phase de travaux des chambres d’accueil temporaire est commencée. Pour l’instant, cela concerne l’ancien accueil de jour sur le secteur de l’Amélie, qui va devenir la chambre 13. Puis la seconde partie sera sur la balnéothérapie du secteur des Cousteaux, qui deviendra la chambre 114A. Le délai des travaux est d’environ 1 mois et demi. Il y aura ensuite les travaux concernant l’extension du local d’eau chaude sanitaire.

11. – SUJETS A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES RESIDENTS

Le circuit du médicament

Suite à la réunion de Mme MIQUAU avant le Conseil de la Vie Sociale, les résidents se plaignent que la modification de leur traitement n’a pas un effet immédiat et pour certains, de ne pas voir leur ordonnance.

Madame BERTAUD rappelle que la pharmacie prépare les sachets de médicaments au mois, et qu’il est prévu dans la convention que c’est à eux de retirer ceux qui ne sont plus prescrits et de les remplacer. Lorsque les médicaments prescrits sont en stock au niveau de l’infirmerie, les infirmières font l’avance aux résidents sinon elles attendent les modifications des sachets de la pharmacie.

Monsieur PICHON indique qu’en ce qui concerne l’ordonnance une copie de celle-ci peut être faite et remise aux résidents pour ceux qui le souhaitent. Si le résident ou sa famille souhaitent des informations sur l’ordonnance il doit voir directement avec le médecin traitant. Monsieur PICHON souligne que l’établissement est tenu au secret médical et qu’en aucun cas une information médicale (traitements…) ne doit être donnée à la famille. Le 15 mai aura lieu l’audit sur le circuit du médicament.

Dossier médical

Madame GAUTRAUD signale que lors des retours de rendez-vous des résidents ont signalé que leur radiographie avait été égarée. Elle indique que depuis l’envoi de l’ordre du jour la sienne a été retrouvée. Il arrive parfois que les ambulanciers ramènent le résident à l’EHPAD et qu’ils récupèrent les résultats dans la journée ou le lendemain.

Collation lors des rendez-vous médicaux

Madame GAUTRAUD demande si une collation peut être emportée lorsqu’un résident a un rendez-vous médical.

Madame BERTAUD répond que ça arrive qu’une collation soit donnée au résident lorsqu’il part en rendez-vous aux alentours des repas. Sinon le personnel est vigilent et garde un plateau pour le retour du résident.

Vol

Il a été signalé de la part des résidents des vols un peu trop fréquents.

Monsieur SIMON reste prudent sur la véracité de ces informations car pour les dernières « déclaration de vol » qui ont été signalées auprès de la direction, après vérification, les objets et/ou valeurs ont été retrouvés dans les chambres des résidents concernés. Des coffres type caissette de monnaie ont été installés dans toutes les chambres côté hébergement traditionnel, un double de la clé de chambre peut être fait. Il est également stipulé dans le contrat de séjour / règlement de fonctionnement d’éviter au maximum de garder des valeurs.

Hôtellerie / Restauration

Les résidents remarquent une meilleure présentation des entrées. En revanche, des efforts sont encore à faire sur les textures modifiées.

Un mauvais nettoyage des verres a été remarqué de la part des résidents.

Monsieur MASSE confirme car en effet, il y a eu un problème avec la machine.

Madame RAOULT propose d’acheter une deuxième machine. Monsieur SIMON indique que la question s’est posée lors de la réunion d’encadrement et que l’idée est en train d’être étudiée ; une machine qui servirait uniquement pour le nettoyage des verres. Il ajoute que la disposition du local sera modifiée.

Entretien des chambres

Monsieur ROUHAUD signale que lorsque le ménage est fait, ses affaires ne sont remises à leur place.

Lors du Conseil de la Vie Sociale du 17 janvier dernier, ce problème avait déjà été évoqué et Monsieur PICHON avait soumit l’idée de prendre une photo, la plastifier et l’afficher dans la salle de bain de façon à remettre les éléments au même endroit.

12. – SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANT DES FAMILLES

Nettoyage des fauteuils roulant

Madame BAHOUGNE trouve que les fauteuils roulant ne sont pas très propres.

Madame BERTAUD lui explique que les veilleuses de nuit nettoient tous les soirs dehors au jet 3 à 4 fauteuils, en priorité les plus sales. Dans tous les cas un fauteuil est lavé au moins une fois par mois.

Madame BERTAUD souhaiterait que prochainement le nettoyage se fasse dans le local lingerie.

Le devenir de la boutique

La boutique est fermée depuis janvier 2017 pour cessation d’activité. La nouvelle association attend le retour de la préfecture pour pouvoir ré ouvrir.

Monsieur SIMON veut revoir l’accessibilité de la boutique et demandera l’avis de l’association, et pourquoi pas une boutique foraine où les portants pourraient être déplacés jusque dans les chambres pour les résidents ne pouvant pas se déplacer.

Le logement de fonction

Madame BAHOUGNE demande ce qu’il en est concernant le logement de fonction ?

Monsieur SIMON répond que normalement ce logement est pour la direction afin d’avoir une proximité avec l’établissement 24h/24h s’il y a un problème. Monsieur SIMON ne souhaitant pas occuper le logement de fonction, il l’a donc proposé à Madame BERTAUD qui en contre partie fait des gardes administratives qui ne lui sont pas rémunérées. La cadre de santé occupe le logement depuis janvier 2017.

Monsieur SIMON indique que c’est pratique car quand il est de garde, s’il reçoit un appel de l’EHPAD, par exemple pour gérer le planning suite à un arrêt de travail, il téléphone en priorité à Mme BERTAUD qui, si elle se trouve sur le secteur se rend directement à l’EHPAD pour solutionner le problème.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h40.

Madame Denise GAUTRAUD

Présidente du conseil de vie sociale

CONSEIL DE VIE SOCIALE

RELEVE DE CONCLUSIONS DU 18 OCTOBRE 2016

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Le dix huit octobre deux mille seize à dix heures, le Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD Saint jacques de Compostelle de SOULAC SUR MER 33780 s’est réuni, au lieu habituel des séances sous la Présidence de Madame Denise GAUTRAUD.

ETAIENT PRESENTS :

• Madame Denise GAUTRAUD, Présidente, représentante des personnes accueillies ou prises en soins
• Monsieur Robert ROUHAUD, représentant des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame Bernadette RAOULT, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame Eliane JACOB, Viceprésidente, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Monique BAHOUGNE, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Sandra REYREAUD, représentante du personnel
• Monsieur Claude MARTIN, membre désigné par le Conseil d’Administration en sa qualité de représentant de la commune de SOULAC S/MER,

ETAIENT EXCUSES :

Membre avec voix délibérative :

Membre avec voix consultative :

• Monsieur Stéphane PICHON, directeur

• ASSISTAIENT A LA SEANCE :              

Avec voix consultative

• Monsieur Olivier SIMON, directeur adjoint

A titre consultatif et sans voix consultative :

• Mme Camille MIQUAU, animatrice
• Madame Béatrice BERTAUD, cadre de santé

- Dr Jean-Marie BLAISE, médecin coordonnateur

• Monsieur Gérard MASSE, responsable de la logistique

Secrétaire de séance non désigné, secrétariat assuré par un membre de l’administration désigné par le directeur : Mademoiselle Laurine PLACIDO, adjoint administratif hospitalier,

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ORDRE DU JOUR

1       – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 21 JUIN 2016. 2

2       – INFORMATION SUR LE PROJET D’ETABLISSEMENT. 2

3       – BUDGET 2017. 2

4       – MODIFICATION DES DOCUMENTS INSTITUTIONNELS. 2

5       – INFORMATION SUR LA TRANSFORMATION DE LA CAPACITE DE L’ETABLISSEMENT. 3

6       – INFORMATION SUR LE PRELEVEMENT AUTOMATIQUE.. 3

7       – INFORMATION SUR LE PROJET DE SECURISATION DE L’ETABLISSEMENT. 3

8       – INFORMATION SUR LE CAFE GOURMAND DU 6 NOVEMBRE AVEC LES FAMILLES. 3

9       – INFORMATION SUR L’HOMMAGE AUX DEFUNTS DU 3 NOVEMBRE.. 3

10    - SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES FAMILLES. 4

11    - SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES RESIDENTS. 4

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Monsieur le directeur adjoint fait part des excuses de M. PICHON qui n’a pu assister à la séance.

1. – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 2 JUIN 2016

Le compte rendu de la séance du 21 juin 2016 est adopté à l’unanimité par les membres du Conseil de la Vie Sociale.

2. – INFORMATION SUR LE PROJET D’ETABLISSEMENT

Monsieur SIMON indique que le personnel ainsi que les résidents ont bien participés au projet d’établissement. Il souhaitait un projet d’établissement simple avec des actions ciblées et réalisables. Ce document reprend pour chaque volet les points forts, l’organisation actuelle, les axes d’amélioration ainsi que le résultat attendu, et de ce document en découle un calendrier avec des échéances pour chaque action. Monsieur SIMON précise que certains objectifs pourront encore évoluer. Monsieur SIMON signale que Monsieur PICHON trouve ce projet d’établissement particulièrement ambitieux. L’établissement a donc les 5 ans à venir pour mettre en place toutes les actions à réaliser. Madame REYREAUD trouve que ce document est très synthétique et du coup facilite sa compréhension.

Les membres du Conseil de la Vie Sociale approuvent le projet d’établissement 2017-2021.

3. – BUDGET 2017

A compter du 1^er janvier 2017, la loi sur le vieillissement fait passer l’établissement sur un système d’EPRD (état prévisionnel des recettes et des dépenses), ce qui implique une gestion différente. On ne parlera plus de compte administratif mais d’ERRD (état réalisé des recettes et des dépenses). Aujourd’hui, on regarde ce que l’on aura comme dépenses sur l’année et l’on demande les tarifs de façon à ce que cela couvre les dépenses. A l’avenir, il faudra estimer le nombre de journée pour qu’ensuite le Conseil Départemental et l’ARS fixe le prix de journée. En multipliant le tarif par le nombre de journée estimé, on aura connaissance du budget de l’établissement. La direction devra faire en sorte d’être vigilent au regard des dépenses de façon à maintenir un équilibre budgétaire.

Au niveau du budget soins et dépendance, il sera maintenu sous forme de forfait.

Le budget 2017 a été établi en prenant en compte la transformation de la capacité de l’établissement et en intégrant très peu de mesure nouvelle. L’établissement a fait la demande auprès de l’ARS de la prise en charge des travaux de l’hébergement temporaire et de la place d’accueil d’urgence social. La proposition qui a été faite auprès du Conseil Départemental est de 1.30 € en plus sur le prix de journée actuel. S’il n’y avait pas eu de modification d’accueil de jour en hébergement temporaire l’augmentation aurait été de 1.15 €. Il a été demandé l’inscription de 4 000 € au groupe 3 pour couvrir les dépenses liées à l’acquisition du nouveau logiciel de soin.

Grâce à l’EPRD, l’établissement connaîtra à l’avance son prix de journée sur 5 ans. Monsieur MARTIN trouve cette gestion difficile car ça va devoir obliger les EHPAD à faire une sélection par rapport au degré de dépendance des futurs résidents, suivant la politique de l’établissement. Madame BERTAUD pense également que la gestion des admissions risque d’être compliquée, d’autant plus que les demandes que nous recevons à ce jour correspondent à des profils assez lourds de part une charge en soins très technique.

Aujourd’hui, si l’EHPAD a un résultat excédentaire c’est le Conseil Départemental qui décide de l’affectation de l’excédent, alors qu’avec le nouveau système le directeur pourra décider de l’affectation.

Les membres du Conseil de la Vie Sociale prennent acte du budget prévisionnel 2017.

4. – MODIFICATION DES DOCUMENTS INSTITUTIONNELS

Des modifications ont été apportées au contrat de séjour / règlement de fonctionnement de l’établissement, notamment sur la personne de confiance, les directives anticipées, le prélèvement automatique et la télémédecine.

Madame GAUTRAUD demande qu’elle est la fréquence d’utilisation de la télémédecine ? Le Docteur BLAISE signale que les médecins traitant continuent de travailler avec la Clinique de Lesparre. Cependant, les quelques consultations qui ont eu lieu à l’EHPAD, ont été très bien réalisées et le suivi a été satisfaisant. Les membres du Conseil de la Vie Sociale approuvent les modifications.

Les membres du Conseil de la Vie Sociale prennent acte des modifications portées sur les documents institutionnels.

5. – INFORMATION SUR LA TRANSFORMATION DE LA CAPACITE DE L’ETABLISSEMENT

Le nombre de place d’accueil de jour pour un établissement est fixé à 6 places minimum. L’EHPAD ne dispose que de 2 places qui seront supprimées au 1^er janvier 2017. Messieurs PICHON et SIMON ont demandé la transformation de la capacité de l’EHPAD, en demandant la création de 2 places d’hébergement temporaire supplémentaire à la place des 2 accueils de jour. L’une serait sur l’hébergement traditionnel à l’étage, à la place de la balnéothérapie, et l’autre sur l’unité protégée à la place de l’espace d’accueil de jour. Cette place pourrait éventuellement être dédiée à un accueil d’urgence social (le temps de l’aménagement du domicile par exemple …). Il faut que l’équipe de direction s’entende avec l’ARS de façon à ce que l’accueil d’urgence ne soit pas pris en compte dans le taux d’activité car elle servira uniquement pour de l’urgence de maximum 3 mois (un accompagnement avec la MAIA pourra éventuellement être mis en place).

6. – INFORMATION SUR LE PRELEVEMENT AUTOMATIQUE

Afin de faciliter le règlement des factures d’hébergement, l’EHPAD propose un nouveau moyen de paiement à compter du 1^er janvier 2017 : le prélèvement automatique. Il suffit de remplir le mandat de prélèvement SEPA, qui sera envoyé avec les prochaines factures afin d’autoriser le prélèvement, charge à l’établissement d’envoyer l’avis de sommes à payer où figurera le montant ainsi que la date de prélèvement. Ce système permet de faciliter le paiement pour les familles qui sont à distance ou des résidents qui souhaitent être rassurés en sachant que le paiement sera fait automatiquement. Les retours sont plutôt favorables. A ce jour, la date de prélèvement n’a pas encore été définie mais elle sera surement autour du 15 du mois. Monsieur SIMON précise qu’il n’est possible de faire qu’un seul prélèvement par résident.

7. – INFORMATION SUR LE PROJET DE SECURISATION DE L’ETABLISSEMENT

Monsieur MASSE explique que suite au plan Vigipirate, l’établissement a reçu une demande du ministère pour sécuriser au mieux l’EHPAD.  Un travail est actuellement réalisé sur la projection de la sécurisation de l’établissement, voir les dispositifs existants et ce qui peut être mis en œuvre. On peut se poser éventuellement la question du filtrage des allers et venues de l’entrée (mise en place d’une caméra sur le poste de travail de l’accueil ?). Ce dispositif permettra de sécuriser aussi bien les résidents que le personnel. Par exemple, pour les vestiaires ne faudrait-il pas installer un digicode avec une carte magnétique pour sécuriser l’accès. En cas d’alerte, comment prévenir l’ensemble du personnel et des résidents ? Une réflexion sur la mise en place à l’accueil d’un bouton « d’urgence » peut être envisagée. Le poste de l’accueil n’étant pas occupé le week-end, comment peut être fait le filtrage des allers et venues ?

8. – INFORMATION SUR LA REUNION AVEC LES FAMILLES FIXEE LE 6 NOVEMBRE

Monsieur SIMON indique que ce café gourmand est un moment d’échange avec les résidents et les familles sur les thématiques souhaitées. Monsieur BAHOUGNE signale que l’année dernière ce moment avait été très apprécié.

9. – INFORMATION SUR L’HOMMAGE AUX DEFUNTS DU 3 NOVEMBRE

L’hommage aux défunts consiste à mettre en place une cérémonie d’hommage aux résidents décédés au cours de l’année. Cela permet de se donner un temps pour se souvenir des résidents qui nous on quittés, et d’autre part cette cérémonie rend ce moment plus solennel et lui donne un côté humain et non religieux. Le service animation travaille actuellement dessus, en créant des portraits de chaque résident qui nous ont quittés. Les familles des résidents décédés ont été invitées à participer à ce moment, qui se terminera par le partage d’un café. Monsieur SIMON comprend bien entendu si les familles ne souhaitent pas participer à cette cérémonie. Suivant le retour de cet « essai » ce moment sera renouvelé l’année prochaine.

10. - SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES FAMILLES

Entretien des espaces communs

Les représentants des familles trouvent qu’il y a eu une belle amélioration sur le nettoyage de certains espaces communs tel que les couloirs et les sanitaires. En revanche, ils ont trouvé que les ascenseurs sentaient parfois mauvais et que la poubelle à l’entrée de l’établissement n’était pas toujours vidée. Monsieur SIMON rappelle que le service d’hygiène des locaux est présent de 7h30 à 15h30. En dehors de cette plage horaire, c’est au personnel soignant d’intervenir. Une sensibilisation du personnel soignant sera faite à ce sujet. Madame BERTAUD ajoute qu’au mois de septembre, il y a eu beaucoup d’arrêts maladie, d’où parfois une orientation des effectifs plus axé sur l’accompagnement des résidents et moins sur l’entretien. En plus des panneaux de traçabilité au niveau du nettoyage des chambres, certains panneaux supplémentaires seront mis en place dans les espaces communs comme les ascenseurs.

Organisation concernant le linge des résidents

Madame BAHOUGNE indique qu’il y a eu une bonne amélioration au niveau de la lingerie, cependant il est arrivé à plusieurs reprises qu’il n’y avait plus de linge dans l’armoire de son parent, ce qui oblige le personnel soignant à aller en lingerie chercher des vêtements. Monsieur SIMON ajoute qu’il faut savoir si le problème vient du trousseau, qui initialement n’est pas assez conséquent ou si c’est un problème de fréquence (lavage+distribution) ? Monsieur MASSE demande s’il y a des erreurs dans la distribution ? Les représentants des familles et des résidents confirment que oui. Monsieur SIMON indique qu’il faudrait trouver un moyen pour faciliter les échanges avec la lingerie lorsqu’un problème est rencontré.

Le devenir de la boutique

Madame BAHOUGNE souhaitait savoir si à ce jour une solution avait été trouvée pour maintenir la boutique au sein de l’EHPAD. Monsieur SIMON indique que pour l’instant il n’a pas eu de retour de l’association. Tout le monde est d’accord sur le fait que cette boutique est un service en plus pour les résidents. Monsieur SIMON pense que l’organisation de la boutique doit être repensée, et pourquoi ne pas supprimer les murs afin de faciliter la circulation.

11. - SUJET A LA DEMANDE DES REPRESENTANTS DES RESIDENTS

Monsieur ROUHAUD signale que M. B. crie souvent la nuit, ce qui est pénible pour les voisins de chambre. Monsieur SIMON indique qu’il va revoir cette situation avec le médecin traitant, mais qu’au final il a été constaté que l’origine des cris de ce monsieur est du fait qu’il souhaite avoir une présence.

Le problème du chien est de nouveau soulevé. Plusieurs résidents se sont plaints qu’à plusieurs reprises ils ont vu certains soignants toucher le chien de Mme A., et administrer ensuite des médicaments aux résidents sans s’être désinfectées les mains au préalable. Monsieur SIMON indique que pour certains résidents, le simple fait de la présence du chien au restaurant les gêne. Un rappel aux règles d’hygiène des mains sera fait auprès de l’ensemble du personnel.

Le poste de psychologue

Monsieur SIMON présente la nouvelle psychologue, Marie-Laure BERDEU, qui sera présente sur l’établissement à 50 % soit le mardi et vendredi. Elle bénéficie d’une formation de psycho gérontologue et travaille sur un autre EHPAD à Martignas. Elle a pour mission première l’élaboration des PAP (projet d’accompagnement personnalisé), ancien PVI (projet de vie individualisé).

L’entretien du restaurant

Madame RAOULT signale que le sol du restaurant n’est parfois pas toujours bien propre. Monsieur SIMON signale que d’ici 15 jours, l’établissement reçoit un nouveau matériel à tester. Si celui-ci convient, le coût pour l’achat de cette machine sera de 1 800 €.

Kinésithérapeutes et aménagement de la salle prévue à cet effet

Madame RAOULT trouve la salle trop grande et très peu utilisée par les kinés. Monsieur SIMON indique qu’en effet, il faut rediscuter de l’objectif de cette salle (actuellement 5 lits de stockés à l’intérieur) ainsi que du bureau de l’intendante. Le Docteur BLAISE propose de voir avec les kinés pour savoir dans un premier temps si cette salle est adaptée et pourquoi est-elle si peu utilisée ? Monsieur MASSE indique que l’on pourrait voir pour mutualiser un poste de kinésithérapeute. Monsieur SIMON ajoute que si on choisit de mutualiser ce poste, du coup on supprime le libre choix du kiné.

Entretien des chambres

Madame GAUTRAUD indique que certains résidents demandent si le ménage des chambres peut être fait en respectant le moment de la sieste. Certains trouvent également que les poubelles de chambre ne sont pas vidées régulièrement. Dernièrement toutes les « cuvettes » ont été changées, mais les dernières sont plus grandes. Certains résidents préféraient les anciennes qui étaient plus petites, est-il possible de remettre les anciennes aux résidents qui en font la demande. Monsieur SIMON répond qu’il n’y a aucun problème.

Restauration

Au moment du petit-déjeuner, beaucoup de résidents trouvent que le lait à goût d’eau. Monsieur SIMON signale que le dosage va être revu. Il rappelle qu’une commission de restauration aura lieu pour les menus du  25 décembre 2016 et 1^er janvier 2017.

Vote

Madame GAUTRAUD demande si pour le prochain vote électoral il serait possible que le bureau de vote qui se trouve à l’école de Soulac-sur-Mer soit transféré à l’EHPAD, de façon à faciliter le vote pour les résidents ? Monsieur SIMON trouve l’idée bonne, et se charge d’en faire la demande à Monsieur PINTAT.

Animation

Madame MIQUAU présente les animations qui auront lieu au cours du dernier trimestre (semaine du goût, cinéma…). Chaque mois est organisé un groupe de parole sur le thème « comment rester citoyen en étant en EHPAD ? ». En juin prochain, un colloque aura lieu avec les résidents qui ont participés à ces échanges (dans la limite des places de véhicule disponible pour le transport), et à l’issu certaines idées seront retenues pour être mise en place. Le planning prévisionnel des animations sera joint au présent compte rendu.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 13h00.

                                                                                     Madame Denise GAUTRAUD

                                                                                     Présidente du conseil de vie sociale

CONSEIL DE VIE SOCIALE

RELEVE DE CONCLUSIONS DU 19 AVRIL 2016

_______________________

Le dix neuf avril deux mille seize à dix heures, le Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD Saint jacques de Compostelle de SOULAC SUR MER 33780 s’est réuni, au lieu habituel des séances sous la Présidence de Monsieur ROUHAUD Robert, puis de Madame GAUTRAUD Denise.

ETAIENT PRESENTS :

• Madame Denise GAUTRAUD, Présidente, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,
• Monsieur Robert ROUHAUD, représentant des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame MarieLouise JAM, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame Francine SANGUINET, Viceprésidente, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Monique BAHOUGNE, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Monsieur Gérard MASSE, représentant du personnel
• Madame Béatrice BERTAUD, cadre de santé

• Docteur Jean-Marie BLAISE, médecin coordonnateur
• Madame Camille MIQUAU, animatrice

ETAIENT EXCUSES :

Membre avec voix délibérative :

• Monsieur Claude MARTIN, membre désigné par le Conseil d’Administration en sa qualité de représentant de la commune de SOULAC S/MER,
• Madame Bernadette RAOULT, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,

Membre avec voix consultative :

• Monsieur Stéphane PICHON, directeur

• ASSISTAIENT A LA SEANCE :              

Avec voix consultative

• Monsieur Olivier SIMON, directeur adjoint

A titre consultatif et sans voix consultative :

Secrétaire de séance non désigné, secrétariat assuré par un membre de l’administration désigné par le directeur : Mademoiselle Laurine PLACIDO, adjoint administratif hospitalier,

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ORDRE DU JOUR

1       – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 19 JANVIER 2016. 2

2       – COMPTE ADMINISTRATIF 2015. 2

3       – NOUVEAU REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE.. 2

4       – INFORMATION SUR LE PASSAGE A LA HD.. 2

5       – PROJET VACANCES. 3

6       – PRESTATIONS REPAS. 3

7       – ENTRETIEN DES CHAMBRES. 3

8       – VOL DANS LES CHAMBRES. 4

9       – PROBLEME APPEL MALADE.. 4

10    – ORGANISATION DU TRAVAIL DES EQUIPES. 4

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Monsieur le directeur adjoint fait part des excuses de Messieurs PICHON et MARTIN, et Madame RAOULT qui n’ont pu assistés à la séance et remercie Madame JAM d’être présente en tant que suppléante de Madame RAOULT.

1. – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 9 JANVIER 2016

Le compte rendu de la séance du 19 janvier 2016 est adopté à l’unanimité par les membres du Conseil de la Vie Sociale.

Monsieur SIMON rappelle que lors de la dernière séance, Monsieur PICHON avait demandé à Monsieur ROUHAUD de quitter la salle du Conseil de Vie Sociale, suite à son comportement outrancier au regard de Mme R. Messieurs PICHON et SIMON ont reçu le 19 janvier même Monsieur ROUHAUD, en lui demandant de présenter ses excuses auprès de Mme R, sous peine d’être destitué de ses fonctions de président. Monsieur ROUHAUD confirme lors de la séance qui ne présentera pas ses excuses. Monsieur SIMON dessaisi donc Monsieur ROUHAUD de son rôle de président.

Il est procédé à la nomination d’un nouveau président. Il s’agit de Madame GAUTRAUD qui est nommée à l’unanimité présidente. Monsieur SIMON l’encourage à inciter les résidents à participer à la vie sociale de l’EHPAD.

2. – COMPTE ADMINISTRATIF 015

Monsieur SIMON rappelle les deux échéances importantes du budget : avril, où l’on présente le bilan de l’année écoulée et octobre où l’on adopte le budget à venir. Le budget est présenté au Conseil de la Vie Sociale, au Comité Technique d’Etablissement et adopté en Conseil d’Administration. Le compte de gestion est présenté par la Trésorière lors du Conseil d’Administration, celui-ci doit être identique au compte administratif de l’EHPAD.  Sur 2015, il y a eu 31 admissions pour 29 sorties (décès, retour au domicile, changement de structure). L’établissement accueille beaucoup de situation de rapprochement familial (enfants ou petits-enfants sur le médoc). Malgré l’habilitation totale à l’aide sociale, le prix reste abordable car il y a seulement un tiers des résidents qui bénéficient de l’aide sociale. De plus en plus de résident bénéficie de mesure de protection, ce qui est un avantage pour l’établissement, car nous avons un référent légal pour échanger, charge à lui de transmettre l’information au reste de la famille. Depuis le 1^er janvier 2016, la demande de mise sous protection juridique a été simplifiée, elle peut être demandée par le médecin coordonnateur de l’établissement. L’activité de l’établissement est stable en ce qui concerne l’hébergement permanent et temporaire avec respectivement un taux de 98% et 73%, et toujours en net replie pour l’accueil de jour (taux de 14%). Concernant l’accueil de jour, il y a une forte méconnaissance de cette accueil sur le secteur, et beaucoup d’offre entre Soulac et Vendays, soit 12 au total et plus rien jusqu’à la limite de Blanquefort. L’ARS envisage de supprimer les deux places d’accueil de jour pour les remplacer par un accueil temporaire supplémentaire, ce qui n’aurait pas d’impact au niveau financier.

Madame  BAHOUGNE demande s’il n’y a pas la possibilité de faire également une place d’accueil permanent ?  Monsieur SIMON signale qu’une autre place en hébergement permanent n’est pas envisageable de part les contraintes architecturales.

Madame GAUTRAUD demande s’il y a beaucoup de délai pour être admis à l’EHPAD ? Monsieur SIMON répond qu’à ce jour c’est relativement rapide, environ 3 mois. Au niveau des effectifs, tout ce qui est autorisé à être dépensé est dépensé.

Madame SANGUINET demande quand est-ce que les accidents de travail vont être régularisés ? Pour la personne du service lingerie, Monsieur SIMON signale qu’elle a régulièrement des expertises et jusqu’à présent à été déclarée inapte à la reprise. Pour la personne du service de nuit, le dossier est en cours de régularisation pour une retraite pour invalidité.

Sur les recettes d’exploitations on constate un excédent de 3 000 €. Madame SANGUINET demande combien de temps sont valable les excédents ? Monsieur SIMON indique que les excédents sont valables à vie et doivent être réaffectés tous les 2 ans après leur constat.

3. – NOUVEAU REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE

Monsieur SIMON explique qu’il existe un règlement du Conseil de la Vie Sociale propre à l’établissement mais que celui-ci n’est pas très formalisé. Après échange avec d’autres EHPAD, il présente et propose un nouveau règlement qui est adopté à l’unanimité. Le règlement sera joint au présent compte rendu et sera applicable au 1^er mai 2016.

4. – INFORMATION SUR LE PASSAGE A LA HD

Monsieur MASE explique que suite à une décision des autorités nationales, la fréquence de réception des téléviseurs passe de SD à HD. Cela oblige l’établissement à réaliser des travaux de mise aux normes. Le coût est d’environ 20 000 € HT. Les travaux débuteront le 20 avril 2016. Un état des lieux de tous les téléviseurs sera fait. A l’issue, soit le téléviseur sera compatible et il pourra fonctionner correctement soit il faudra faire l’achat d’un démodulateur, qui sera à la charge de la famille, soit il faudra changer le téléviseur. Le réglage des téléviseurs et l’installation des démodulateurs sera assuré par le service technique. Monsieur SIMON rappelle que l’établissement doit fournir l’accès à la télévision mais n’est pas dans l’obligation de fournir le matériel. Madame BAHOUGNE demande si l’accès à CANAL+ est possible ? Monsieur MASSE répond que l’établissement n’est pas équipé pour, mais pourquoi pas fournir un accès sur l’un des téléviseurs de l’établissement.

5. – PROJET VACANCES

L’établissement adhère à l’AGIRA (Association Gérontologique pour l'Innovation et la Recherche d'Animation en Gironde). Cette année l’établissement organise un séjour vacances au Souffle Vert à Cussac dans le département de la Corrèze du 29 août au 2 septembre 2016. Douze personnes pourront participer au voyage dont 3 accompagnants. Le coût est d’environ 3 000€ pour l’hébergement et les repas (assuré par l’établissement). Le transport sera pris en charge par l’EHPAD ; seules les sorties payantes seront assumées par les résidents (musée …). La liste des participants sera établit par le médecin coordonnateur, la cadre de santé et la direction. La possibilité d’une navette en cours de séjour va être étudiée de façon à ce que le maximum de résidents puisse participer. Ce qui fera un séjour de 2 jours et demi par résident. Le budget de l’animation ne sera pas impacté par ce voyage car c’est un budget supplémentaire qui a été attribué.

Madame SANGUINET signale qu’en général les résidents sont satisfaits de l’animation, seulement une minorité trouve que c’est toujours les mêmes résidents qui participent aux animations.

Monsieur SIMON pense qu’il faudrait décentraliser l’animation, pourquoi ne pas installer une borne musicale prés de l’accueil. Il ajoute également qu’il est sur le point de recruter un agent qui servirait de «chauffeur de taxi » pour que les résidents puissent d’avantage aller à l’extérieur.

6. – PRESTATIONS REPAS

Madame SANGUINET rapporte le ressenti des résidents par rapport au petit-déjeuner et repas, où dans l’ensemble il y a des retours positifs.

Le petit-déjeuner est de meilleure qualité, mais le café n’est parfois pas assez chaud pour les résidents qui sont servis en fin de pichet. Mme BERTAUD signale qu’elle a demandé aux agents de mettre la quantité de café pour 15 chambres et qu’ensuite ils repartent remplir les pichets pour que le café soit moins froid.

Pour le repas du midi, les résidents trouvent le nouveau pain meilleur, meilleure présentation des plats. Ce qui a été relevé en point négatif est la distribution des repas qui pose problème, les cris de certains résidents plus dépendant, les fruits qui sont servis trop froid et pour le repas du soir en chambre le manque de sel et poivre sur les plateaux. Monsieur SIMON indique que l’un des cuisiniers doit faire office de chef de salle pour gérer l’ordre du service des repas. En fin de repas, il pourrait éventuellement aller à la rencontre des résidents pour savoir si le repas leur à plu ou si il y a des remarques.

Les résidents qui mangent en texture haché trouvent que l’aspect n’est pas très appétissant et que le plat n’a pas de goût.

Pour le goûter, ils réclament plus de fruit. Monsieur SIMON signale que le goûter va être modifié de façon à ce que ce soit plus varié (gâteau, compote, laitage, fruit en changeant chaque jour). Madame MIQUAU demande si à la place du pain pour certains résidents il est possible d’avoir du pain de mie ? Mme BERTAUD est d’accord et précise que c’est déjà mis en place pour certains résidents. Monsieur SIMON rappelle que suivant les modifications apportées il y a un impact sur le budget. Par exemple, il est maintenant proposé tous les matins du jus de fruit multivitaminés, ce qui représente un coût de 3 000 € sur l’année.

Le soir, certains souhaiteraient avoir une tisane. Mme BERTAUD signale que les veilleuses servent déjà des infusions le soir aux résidents qui en font la demande et rappellera aux veilleuses de proposer plus souvent à d’autres résidents qui n’osent peut-être pas demandés.

La situation de M. D est évoquée car celui-ci a deux textures différentes entre le repas du midi et du soir. Madame BERTAUD explique que c’est le seul résident dans ce cas là pour lequel il y a bien une prescription de la part de son orthophoniste. M. D mange en haché le midi car il se trouve au restaurant et, si il y a un problème le personnel est présent immédiatement pour pouvoir intervenir. En revanche, le soir il mange en chambre en texture mixé pour éviter tous risque de fausse route.

Monsieur SIMON annonce que l’établissement a commandé du nouveau mobilier pour les deux restaurants ainsi que celui du personnel. Il sera livré courant juillet 2016.

7. – ENTRETIEN DES CHAMBRES

Madame SANGUINET signale que le nettoyage des sanitaires laisse à désirer et que les poubelles ne sont pas vidées régulièrement. Mme BERTAUD signale que prochainement il y aura une traçabilité au niveau du ménage (un support a été commandé pour tester). Mme BERTAUD rappelle que le lavabo, les toilettes et l’adaptable doivent être lavés par les aides-soignants. Madame SANGUINET demande si les pichets sont changés tous les jours dans les chambres ? Madame BERTAUD répond que normalement oui et que 50 pichets supplémentaire ont été achetés de façon à ce qu’il y ai un roulement le temps du nettoyage.

8. – VOL DANS LES CHAMBRES

Madame SANGUINET fait remonter certaine information concernant les vols commis dans les chambres. Les résidents qui ont la clé de leur chambre se plaignent, car lorsqu’ils quittent leur chambre ils ferment à clé, et parfois à leur retour la chambre est de nouveau ouverte. Il est donc demandé aux agents que lorsqu’il rentre dans une chambre qui était fermée, de bien prendre soin de refermer derrière eux. Mme SANGUINET signale que pour certains résidents même en fermant leur porte à clé, il constate que des objets de valeur disparaissent. Monsieur SIMON signale que des caissettes fermant à clés on été installés dans toute les chambres mise à part celles de l’unité protégée. Il constate également que depuis le départ de certains professionnels il n’y a quasiment plus de vol. Aussi, lorsqu’un résident est hospitalisé, il est procédé à un inventaire des biens et valeurs du résident. Dans le cas où il y aurait une réclamation, nous serions en mesure de dire si le résident est parti avec ses valeurs ou pas.

9. – PROBLEME APPEL MALADE

Certains résidents trouvent le temps d’attente trop long. Une étude sur le délai de réponse des professionnels aux appels sera envisagée si le phénomène se répète.

10. – ORGANISATION DU TRAVAIL DES EQUIPES

Madame SANGUINET signale que certains résidents trouvent qu’il y a trop de roulement au niveau du personnel, ce qui créé des pertes de repères. Madame BERTAUD explique qu’entre les congés, les formations et l’absentéisme il est compliqué de faire moins de roulements de personnel. Monsieur SIMON ajoute qu’au niveau du personnel contractuel nous avons toujours les mêmes agents. Mme BERTAUD signale que récemment il y a eu la mise en place de référent, qui font le lien avec les familles ou le tuteur quand il y a des besoins pour le trousseau etc.…  Madame SANGUINET trouve que les produits de toilette sont rangés trop haut. Elle signale également qu’un mercredi elle avait porté du dentifrice pour sa mère et que le mardi suivant il y avait toujours l’opercule sur le tube. Madame BERTAUD indique qu’avec le nouveau logiciel de soins, chaque soin sera signé par le professionnel. Madame BAHOUGNE signale que plusieurs résidents se sont plaints car à plusieurs reprises ils ont vu certaines infirmières toucher le chien de Mme A. et administrer ensuite des médicaments aux résidents sans s’être désinfectées les mains au préalable.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h40.

                                                                                     Madame Denise GAUTRAUD

                                                                                     Présidente du conseil de vie sociale

CONSEIL DE VIE SOCIALE

RELEVE DE CONCLUSIONS DU 21 JUIN 2016

_______________________

Le vingt et un juin deux mille seize à dix heures, le Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD Saint jacques de Compostelle de SOULAC SUR MER 33780 s’est réuni, au lieu habituel des séances sous la Vice-présidence de Madame Eliane JACOB.

ETAIENT PRESENTS :

• Monsieur Robert ROUHAUD, représentant des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame Bernadette RAOULT, représentante des personnes accueillies ou prises en soins,
• Madame Eliane JACOB, Viceprésidente, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Madame Monique BAHOUGNE, représentante des familles ou des représentants légaux,
• Monsieur Gérard MASSE, représentant du personnel
• Madame Sandra REYREAUD, représentante du personnel

ETAIENT EXCUSES :

Membre avec voix délibérative :

• Monsieur Claude MARTIN, membre désigné par le Conseil d’Administration en sa qualité de représentant de la commune de SOULAC S/MER,
• Madame Denise GAUTRAUD, Présidente, représentante des personnes accueillies ou prises en soins

Membre avec voix consultative :

• Madame Béatrice BERTAUD, cadre de santé

- Dr Jean-Marie BLAISE, médecin coordonnateur

- Mme Camille MIQUAU, animatrice

• ASSISTAIENT A LA SEANCE :              

Avec voix consultative

• Monsieur Stéphane PICHON, directeur
• Monsieur Olivier SIMON, directeur adjoint

A titre consultatif et sans voix consultative :

Secrétaire de séance non désigné, secrétariat assuré par un membre de l’administration désigné par le directeur : Mademoiselle Laurine PLACIDO, adjoint administratif hospitalier,

___________________

ORDRE DU JOUR

1       – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 19 AVRIL 2016. 2

2       – PLAN CANICULE 2016. 2

3       – DESIGNATION D’UN REPRESENTANT AU CONSEIL D’ADMINISTRATION.. 2

4       – INFORMATION SUR LES COMMUNICATIONS TRANSMISES AUX INFIRMIERES. 2

5       – INFORMATION SUR LES HEURES DE FERMETURES DES PORTAILS. 2

6       – INFORMATION SUR LE DEVENIR DE L’ASSOCIATION D’ANIMATION.. 3

7       – PROGRAMME ESTIVAL DE L’ANIMATION.. 3

8       – DIVERS. 3

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Monsieur le directeur adjoint fait part des excuses du Dr BLAISE, et Mmes BERTAUD, GAUTRAUD et MIQUAU qui n’ont pu assistés à la séance. Il fait part également de la démission du CVS de Mme SANGUINET, qui sera remplacée par Mme JACOB en tant que vice présidente.

1. – APPROBATION DU COMPTE RENDU DE SEANCE DU 9 AVRIL 2016

Le compte rendu de la séance du 19 avril 2016 est adopté à l’unanimité par les membres du Conseil de la Vie Sociale.

M. ROUHAUD fait part de son mécontentement du fait qu’il est été destitué de ses fonctions de président. Mme BAHOUGNE indique que l’établissement est une collectivité et que l’on peut comprendre qu’il est difficile de s’entendre avec tout le monde, mais que dans tous les cas il doit y avoir un respect mutuel.

Suite à la demande de M. SIMON, M. ROUHAUD confirme qu’il souhaite toujours faire partie de cette instance.

2. – PLAN CANICULE 016

Monsieur SIMON signale que le plan canicule a été révisé et mis à jour. Nos stocks ont été revus (brumisateur, eau …). Les familles et/ou représentants légaux peuvent amener des ventilateurs aux résidents en ayant au préalable prévenu le service technique afin qu’il vérifie s’il n’y a pas de risque électrique avec le matériel apporté. Des affiches ont été placées dans les ascenseurs, indiquant ce qu’il est conseillé de faire en cas de canicule ou de fortes chaleurs. Elles seront également remis à chaque résident et familles et/ou représentants légaux. Pour les agents, une fiche indiquant les bonnes conduites à tenir sera distribuée avec le bulletin de salaire de juin. M. MASSE précise que sur les 5 années à venir, il sera éventuellement envisagé de rafraichir des pièces supplémentaires. M. PICHON explique que l’on parle de canicule quand il y a eu 3 jours et 3 nuits consécutives avec des températures au-delà des moyennes de saisons, sinon il s’agit de fortes chaleurs. S’il y a une canicule, une « Madame Canicule » sera alors désignée pour effectuer des passages réguliers dans toutes les chambres. M. SIMON rappelle que tous les couloirs de la façade sud ont été équipés de rideaux occultants. Le service technique a la charge de gérer l’ouverture et la fermeture des rideaux en fonction de la météo. M. MASSE précise que malgré les rideaux, certains secteurs sont plus chauds que d’autres et que la priorité des travaux sera sur ces secteurs là.

3. – DESIGNATION D’UN REPRESENTANT AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Du fait de la démission de Mme SANGUINET, Mme BAHOUGNE est désignée à l’unanimité pour remplacer Mme SANGUINET en tant que représentante du Conseil de la Vie Sociale au Conseil d’Administration de l’établissement.

4. – INFORMATION SUR LES COMMUNICATIONS TRANSMISES AUX INFIRMIERES

Les infirmières sont présentes de 6h45 à 20h. M. SIMON explique qu’au regard de l’organisation du travail, il a décidé de décaler le transfert des appels des familles à l’attention des IDE à partir de 15h. Ce changement a fait l’objet d’une note d’information et, est en application depuis mi mai 2016. Il n’y a pas eu de retour négatif de la part des familles. En revanche, les infirmières apprécient beaucoup ce changement, qui leur permet de ne pas être dérangées et plus concentrées pendant les soins. De plus, Mme REYREAUD fait remarquer que juste avant il y a eu les transmissions entre les équipes de matin et de soir. Mme BAHOUGNE ajoute  que la vision de la santé de santé du résident est donc faite sur la nuit passée, le repas du midi et une partie de l’après-midi. Monsieur SIMON signale que si il y a des remarques de la part des familles, ne pas hésitez à faire remonter l’information. Monsieur SIMON ajoute que lors de la révision des documents institutionnels, le règlement de fonctionnement et contrat de séjour devront être modifiés afin que ce changement soit notifié. En attendant la modification des documents, la note d’information sera remise en même temps que le contrat de séjour.

5. – INFORMATION SUR LES HEURES DE FERMETURES DES PORTAILS

Monsieur MASSE explique que récemment une résidente a quitté l’établissement sans avoir prévenu pendant plusieurs jours. Une cellule de crise a due être mise en place. Jusqu’à présent, les portails se fermés automatiquement de 21h45 à 6h30. Monsieur SIMON précise que pour la sécurité des résidents tout en assurant le respect de leur liberté d’aller et venir, à compter du 27 juin 2016, l’ouverture du portail de l’accès principal ne pourra se faire que par un membre du personnel de l’établissement à partir de 20h00 le soir et jusqu’à 6h30 le matin. Le personnel sera joignable soit en utilisant le téléphone situé à l’accueil de l’établissement soit en composant le numéro du standard (05.56.73.50.50). Madame BAHOUGNE demande s’il y a beaucoup de résident qui fugue ? Monsieur SIMON répond que c’est peu fréquent. Il rappelle qu’aujourd’hui il existe des moyens pour localiser un résident comme le bracelet anti-fugue. Depuis un mois, l’établissement a sollicité quelques fournisseurs, pour essayer d’obtenir un moyen de géo localisation pour les résidents susceptible de fuguer.

6. – INFORMATION SUR LE DEVENIR DE L’ASSOCIATION D’ANIMATION

M. SIMON explique qu’il existe beaucoup de confusion entre les missions de l’association et l’animation, la prise en charge de certaines activités… Lors de la dernière assemblée générale, il n’y avait pas de résident, ni de personnel qui ont souhaités se présenter pour reprendre l’association d’animation. M. SIMON laisse jusqu’à la fin de l’année pour voir si des personnes seraient éventuellement intéressées pour reprendre l’association, sinon elle n’aura plus lieu d’être. Si des familles sont intéressées pour en faire partie et souhaitent plus de renseignements, elles sont invitées à prendre contact avec Mme SEURIN, secrétaire adjointe. L’association sert pour deux types de financement : les prestations extérieurs et l’achat de matériel pour l’animation. Le budget de l’animation a d’ores et déjà été revu, pour que l’animatrice n’ait plus besoin de solliciter l’association.

Mme BAHOUGNE indique ne pas connaître la composition du bureau de l’association. Monsieur PICHON signale qu’avant l’association avait un lien avec l’établissement car ce dernier lui versait une subvention. Or, depuis deux ans ce n’est plus le cas.

M. ROUHAUD remercie M. PINTAT, pour le versement de la subvention qui est octroyé par la mairie de Soulac.

Mme BAHOUGNE trouve dommage que le temps de l’animatrice passé à l’association n’est pas mis au bénéfice des résidents qui sont plus dépendants.

M. SIMON pense que si l’association doit s’arrêter, le plus difficile sera par rapport à la boutique, car c’est un service apprécié par les résidents et que celui-ci ne peut être géré que par une association.

M. PICHON indique qu’il faudrait trouver du temps de bénévole pour pouvoir ouvrir la boutique et que ce ne soit plus l’animatrice qui s’en charge afin d’éviter toute confusion.

Mme BAHOUGNE demande si des personnes des Senioriales ne pourraient pas s’en charger ? M. SIMON explique qu’ils sont là lors des festivités, mais qu’ils ont créés récemment leur association et n’auront pas la possibilité de consacrer du temps pour la notre.

M. SIMON ajoute que Mme MIQUAU a mis en place un partenariat avec le cinéma de Lesparre et Soulac, ce qui est une bonne chose. Cependant, il reste le prix de la place de cinéma qui est à la charge du résident, ce qui peut être un frein pour certains qui ont peu de ressources. C’est là ou l’association pourrait avoir un but caritatif, en prenant en charge le coût des sorties pour les résidents qui ont peu de ressources et pas de familles.

7. – PROGRAMME ESTIVAL DE L’ANIMATION

Malgré la période estivale, il y a de nombreux jours où des animations sont proposées. Bien entendu, celles-ci seront maintenues en fonction de la météo. Sur la partie vie sociale, il faut penser à repositionner et intégrer de nouveau les personnels sur l’animation. L’animatrice ne devrait pas faire d’animation mais seulement coordonner les activités. M. SIMON remercie Mme MIQUAU pour son implication. Quant à Mme COUVREUX, elle arrive sur sa 5^ème et dernière année de contrat CUI. Mme BAHOUGNE trouve aberrent que l’on puisse recruter de nouveau quelqu’un mais que ça ne peut pas être la même personne, alors que celle-ci a acquise des compétences…. M. SIMON signale que dans la limite du tableau des effectifs, il essaye de garder les personnes compétentes dont leur contrat CUI arrive à échéance. Le repas champêtre a été une réussite mise à part certaines chansons qui étaient peu entrainantes. L’animatrice doit être plus sensible au répertoire des chansons. Le personnel a été très impliqué, environ 220 personnes présentes et beaucoup de nouvelles familles. Les cuisiniers ont pu venir déjeuner avec les résidents. Les représentants des familles félicitent les cuisiniers pour le repas. M. SIMON ajoute qu’il reste tout de même des efforts à faire sur le dressage des assiettes, la variation des produits et la présentation des textures modifiées. Le programme des animations du 3^ème trimestre sera joint au présent compte rendu.                                                      

8. – DIVERS

M. ROUHAUD signale que M. B crie souvent la nuit, ce qui est difficile à supporter pour pouvoir s’endormir. M. SIMON indique que le médecin traitant de ce résident a été sollicité de façon à adapter son traitement au mieux et un suivi psychologique est actuellement en cours.

Entretien des chambres

Lors du dernier Conseil de la Vie Sociale, il avait été signalé qu’un support « test » avait été commandé pour le suivi de l’entretien des chambres. M. MASSE explique que ce support a été expérimenté sur une chambre témoin. Cela permet de voir le jour où le changement de draps a été fait ainsi que le ménage, et le nom de l’agent qui a réalisé cette tâche. Le support coute 23 € pièce. Celui-ci serait installé dans toutes les chambres ainsi que tous les lieux communs. L’idée n’est pas de surveiller le travail des agents, mais face aux questionnements d’une famille de pouvoir apporter une réponse justifiée. M. SIMON précise que certaines chambres ont été identifiées comme devant être faite tout les jours. M. ROUHAUD est satisfait du ménage comparé à avant.

Service civique

Le Service Civique est un engagement volontaire au service de l'intérêt général. Il peut être effectué auprès d’associations, de collectivités territoriales (mairies, départements ou régions) ou d’établissements publics (musées, collèges…) dans 9 grands domaines dont le médico-social. Les démarches administratives sont complexes pour pouvoir obtenir un volontaire. L’EHPAD adhère à la FHF (Fédération Hospitalière de France), donc cela nous permet d’éviter toutes les démarches administratives. Nous avons donc signalé à la FHF que nous avons deux projets : celui du « taxi/bus », et un en commun avec l’établissement de vertheuil, qui serait d’accompagner les résidents aux nouvelles technologies de communication, et éventuellement la création d’un site internet. Le dossier a été déposé début juin, la commission aura lieu à la fin du mois, avec un retour pour le mois d’octobre 2016. La contribution que l’établissement devrait verser est de 110 € par mois par volontaire. Nous devrons également répondre à des obligations car un cahier des charges a été fixé. A l’avenir, le 3^ème projet serait la création d’une ferme thérapeutique, avec si possible un volontaire bénéficiant d’une formation animalière. Etant sensible au gaspillage alimentaire, les épluchures de légumes etc. pourraient servir à nourrir les animaux plutôt que d’être jetés à la poubelle.

Restauration

Mercredi 22 juin l’établissement reçoit le mobilier du restaurant. Celui-ci sera doté de table ronde, plus conviviale et un repositionnement des anciennes tables sera fait sur l’animation.

L’établissement s’est associé avec d’autres EHPAD du groupement de coopération des ehpads publics girondins afin de passer un marché dans le but d’avoir des produits de meilleurs qualité au meilleur prix. M. ROUHAUD constate une nette amélioration au niveau des repas.

Relationnel

M. MASSE trouve qu’il y a plus de communication au niveau des équipes. Mme BAHOUGNE rejoint l’avis de M. MASSE, constate que les équipes sont plus soudées, à l’écoute… Lorsque des soins supplémentaires sont faits les familles sont prévenues, il y a plus de dialogue. M. SIMON précise que le changement des horaires de travail a été bénéfique, car à certains moments clé comme le repas, les agents sont plus nombreux. Il ajoute également que les équipes sont constructives et adhèrent aux changements. L’arrivé de la nouvelle cadre de santé a permis de revoir les organisations … Le personnel est à l’écoute des familles, tous les agents s’impliquent ce qui améliore la qualité du service.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h10.

                                                                                     Madame Eliane JACOB

                                                                                     Vice Présidente du conseil de vie sociale

De nombreuses photos ont été mises en ligne pour que vous puissiez vous aussi profiter de nos activités immortalisées par l'équipe qui nous entoure !! Bonne visite !!

Les résidents

Madame, Mademoiselle, Monsieur,

Je m'adresse à chacun d'entre vous qui faites partie de l'Ehpad, dans cette maison commune qui est la vôtre.

Depuis 2007, vous avez été au coeur de mes préoccupations professionnelles. Au travers de toutes les prestations et des personnels missionnés auprès de vous, j'espère avoir su vous apporter le bien-être, le respect et le confort dont vous avez besoin.

Sachez prendre possession de cette nouvelle maison, exploitez son confort, animez la, faites la vivre comme vous le pouvez et sentez !

Ce billet inséré dans votre journal est l'occasion de vous dire que mon heure est venue de partir pour un grand congé et comme le veut la tradition de "faire valoir ses droits à la retraite" !

Depuis 2007, j'ai découvert le Nord Médoc et passé de très heureux moments auprès de vous. Je vous quitte heureuse en laissant une équipe de professionnels qui sait vous entourer et qui saura bonifier et valoriser le bel outil de travail qu'est cet établissement.

Vous allez accueillir dès le 7 novembre Monsieur Stéphane Pichon qui assure par intérim la direction de l'établissement.

Il sera près de vous pendant les quelques mois nécessaires à la nomination d'un ou d'une autre directeur/trice à partir du mois de février 2012.

Bonne route à vous tous et encore merci pour tous les moments que vous avez bien voulu partager avec moi.

L'inauguration de l'Ehpad est programmée pour le samedi 3 décembre 2011 à 15 heures. Je serai présente et ce sera l'occasion de se revoir.

                                                                                                  Francine Joly-Bernier